Google Docs·Drive के लिए eSignature बीटा जारी

 (workspaceupdates.googleblog.com)
2 पॉइंट द्वारा GN⁺ 2023-08-12 | 1 टिप्पणियां | WhatsApp पर शेयर करें
  • Google Docs में इलेक्ट्रॉनिक सिग्नेचर अनुरोध और संग्रह फीचर को जून 2022 के अल्फा टेस्ट के बाद Workspace Individual सब्सक्राइबरों के लिए public beta के रूप में विस्तारित किया गया है
  • Workspace Individual उपयोगकर्ता इसे बिना अलग आवेदन के इस्तेमाल कर सकते हैं, और कुछ Google Workspace editions आवेदन के जरिए बीटा में शामिल हो सकते हैं
  • दस्तावेज़ के भीतर ही सिग्नेचर का अनुरोध किया जा सकता है और pending status व पूर्ण हुए कॉन्ट्रैक्ट देखे जा सकते हैं, जिससे कॉन्ट्रैक्ट और सहमति-पत्र की प्रोसेसिंग Google Docs-केंद्रित होकर सरल हो जाती है
  • Google Drive में app या tab बदले बिना साइन किया जा सकता है, और हर अनुरोध पर कॉन्ट्रैक्ट की नई कॉपी बनाकर उसी दस्तावेज़ को टेम्पलेट की तरह दोबारा इस्तेमाल किया जा सकता है
  • 2023 के अंत में audit trail, multi-signer, non-Gmail user requests, और Drive में सेव PDF से eSignature शुरू करने की सुविधा जोड़ी जाने वाली है

बीटा उपलब्धता और रिलीज़ शेड्यूल

  • Google Docs का eSignature फीचर Workspace Individual सब्सक्राइबरों के लिए public beta के रूप में उपलब्ध है
    • अतिरिक्त साइन-अप प्रक्रिया के बिना फीचर इस्तेमाल किया जा सकता है
    • 8 अगस्त 2023 से अधिकतम 15 दिनों में चरणबद्ध रूप से रोलआउट किया गया
  • कुछ Google Workspace ग्राहक अलग आवेदन के जरिए बीटा में भाग ले सकते हैं
    • आवेदन के बाद आने वाले कुछ हफ्तों में allowlist में जोड़ा जाएगा
    • बीटा के लिए पात्र editions हैं: Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Starter, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus
  • इससे प्रभावित उपयोगकर्ता admins और end users हैं

Docs और Drive के भीतर इलेक्ट्रॉनिक सिग्नेचर वर्कफ़्लो

  • eSignature ऐसा फीचर है जिसका उद्देश्य एकल उद्यमियों और छोटे व्यवसायों के लिए कॉन्ट्रैक्ट, ग्राहक सहमति-पत्र और अन्य बाध्यकारी दस्तावेज़ों को मैनेज करने की प्रक्रिया को कम करना है
  • यह Google Docs में native रूप से integrated है, इसलिए औपचारिक कॉन्ट्रैक्ट में सीधे सिग्नेचर का अनुरोध और जोड़ना संभव है
  • मुख्य वर्कफ़्लो इस प्रकार है
    • जल्दी से सिग्नेचर अनुरोध भेजना, pending signatures की स्थिति देखना, और पूरे हुए कॉन्ट्रैक्ट ढूंढना
    • Google Drive में app या tab बदले बिना औपचारिक कॉन्ट्रैक्ट पर साइन करना
    • हर अनुरोध के लिए कॉन्ट्रैक्ट की नई कॉपी बनाकर दस्तावेज़ को टेम्पलेट की तरह इस्तेमाल करना और कई eSignature अनुरोध शुरू करना

2023 के अंत में जोड़े जाने वाले फीचर

  • audit trail: पूरे हुए सभी कॉन्ट्रैक्ट में audit trail report अपने-आप शामिल होगी
  • multi-signer: दो या अधिक उपयोगकर्ताओं से सिग्नेचर का अनुरोध किया जा सकेगा
  • non-Gmail user requests: Gmail का उपयोग न करने वाले लोगों को भी eSignature अनुरोध भेजा जा सकेगा
  • PDF support: Drive में सेव PDF फ़ाइलों से eSignature शुरू किया जा सकेगा

आवेदन-आधारित बीटा के साथ उपलब्ध Gmail फीचर

  • कुछ Google Workspace editions आवेदन फ़ॉर्म के जरिए बीटा टेस्ट के लिए आवेदन कर सकते हैं
  • इस बीटा में Gmail के नए custom email layouts का access भी शामिल है
    • मौजूदा templates को customize करने का समर्थन
    • कई email campaigns में custom layouts का दोबारा उपयोग
    • नए layouts सीधे बनाना
  • बीटा आवेदन के कुछ हफ्तों के भीतर eSignature और Gmail के नए फीचर दिखाई देंगे

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1 टिप्पणियां

 
GN⁺ 2023-08-12
Hacker News की राय

  • अच्छा आइडिया है, और आखिरकार Google Docs को बेहतर बनाने की कोशिश दिख रही है, यह देखकर खुशी हुई
    हालांकि सिर्फ ब्लॉग पोस्ट देखकर भी यह अफसोस होता है कि Google product execution में कितना कमजोर है, यहां तक कि beta चरण में भी यह दिखता है
    मैंने पहले ऐसा ही एक product बनाया था, और e-signature कुछ बातों का ध्यान रखने पर उम्मीद से ज्यादा सरल है: identity verification, अंतिम signed document की accessibility, जिस document पर signature होना है उसे पूरा छिपाया न जाए, सभी parties के लिए signature validity verify करने योग्य audit trail, ऐसे contract types की पहचान जो e-signature से valid नहीं होते, और electronic transaction consent की जरूरत
    नकली handwritten signature, document की cryptographic signature, और सामान्य compliance से ऊपर के स्तर की encryption अनिवार्य नहीं हैं; मेरे हिसाब से ये मुख्यतः user experience या marketing features के करीब हैं
    लेकिन Google जो दे रहा है, screenshots में वह सिर्फ नकली handwritten signature जैसा दिखता है, और फिलहाल Gmail user न होने पर e-signature request नहीं कर पाना भी लगभग घातक कमी है
    audit trail भी इस साल के अंत में ही जोड़ा जाएगा, तो इसका मतलब हो सकता है कि अभी वास्तव में यह verify करना मुश्किल है कि signature हुआ भी है या नहीं, जो संदिग्ध है। audit trail को database में store करके PDF के पीछे log page के रूप में जोड़ना काफी मामूली implementation है

    • “आखिरकार Google Docs बेहतर हो रहा है” वाली प्रतिक्रिया थोड़ी अजीब लगती है
      उसी blog के पिछले 2 साल के posts देखें तो Docs में जोड़े गए feature improvements काफी हैं
      हो सकता है वे आपके लिए महत्वपूर्ण न रहे हों, free plan के बजाय केवल paid customers को मिलते हों, या आपने बस ध्यान से न देखा हो, लेकिन features लगातार आते रहे हैं
      यह केवल Google की समस्या नहीं है; कई software में लोग changelog देखे बिना ही तय कर लेते हैं कि project मर चुका है, यह अचरज की बात है
      जब तक पूरा user experience overhaul न हो, developers की वास्तविक features पर की गई मेहनत दिखाई नहीं देती, और अगर बड़े पैमाने पर बदलाव कर दें तो फिर लोग उसे दिखावा कहकर शिकायत करते हैं
    • यूरोप, UK और EEA में e-signature requirements से जुड़ा eIDAS regulation है
      signature मान्य होने के लिए तीन trust levels में से एक को पूरा करना होता है: file पर identifying mark लगाने वाली basic electronic signature, regulation specification के अनुसार cryptography इस्तेमाल करने वाली और identity linking requirements रखने वाली advanced electronic signature, या accredited trust service provider द्वारा बनाई गई qualified electronic signature
      साधारण transactions में jurisdiction के आधार पर लगभग कोई भी e-signature चल सकती है, लेकिन पूरी तरह loophole-free रखना हो तो qualified electronic signature चाहिए
      यूरोप में उपयोगी होने के लिए Google को regulatory requirements पूरी करनी होंगी और trust level स्पष्ट बताना होगा
    • इस feature का help page लेख में link किया गया है: https://support.google.com/docs/answer/12315692
      केवल screenshots देखने की तुलना में यह आपके सवालों का कहीं बेहतर जवाब दे सकता है
      help देखकर लगता है कि sender और signer दोनों यह confirm कर सकते हैं कि agreement sign हुआ है: PDF को Drive या email notification link से खोलना, और ऊपर दाईं ओर View details दबाकर e-signature details देखना
      मैं जानना चाहता हूं कि क्या आप कह रहे हैं कि audit log की इकलौती valid implementation उसे contract PDF में जोड़ना ही है
      Google link वाला email तो भेज ही सकता है, लेकिन description से भी यह ऐसा feature नहीं लगता जिसके लिए एक email और एक link ही पर्याप्त हों। कहा गया है कि अंतिम signed agreement “Drive में stored” होता है, लेकिन किसी arbitrary email address के लिए, जिसके साथ Google Drive connected न हो, यह action meaningful नहीं है
    • इस field में consulting करने के नाते मैं मोटे तौर पर सहमत हूं
      requirements UETA और ESIGN Act की interpretation से आती हैं, और iText में अच्छी explanation और ऐसे projects में काम आने वाली शानदार library है
      DocuSign की e-signature/UETA explanation भी अच्छी है, ESRA इस विषय की प्रमुख organization है, और अगर legal opinion चाहिए तो industry में DLA Piper प्रमुख नाम है
      जान लेने के बाद यह field काफी सरल है
    • हाल में Google Docs और Gmail की UI भी बेहतर हुई है, जिससे lag काफी कम हुआ है
      पुराने NUC computer पर फर्क काफी ज्यादा महसूस होता है
      middle management की rigidity थोड़ी कम होती दिख रही है

  • हम यहां DocuSign इस्तेमाल करते हैं, और Google और DocuSign के बीच export-import दोहराने में खीझ पैदा करने जितना समय जाता है
    अगर Google इस क्षेत्र में आता है तो व्यक्तिगत रूप से मैं इसका स्वागत करूंगा

    • व्यक्तिगत रूप से मुझे Google Drive और Google ecosystem की अन्य apps के बीच files, documents और spreadsheets जिस तरह design और organize होते हैं, वह सचमुच confusing लगता है
      किसी खास hierarchy को follow करने का तरीका नहीं था, और comments व review system भी भद्दा लगा
      अगर company की मजबूरी न हो तो मैं Google product suite इस्तेमाल न करना पसंद करूंगा
    • अगर companies e-signature की जरूरत को दोबारा evaluate करें, तो शायद वे निष्कर्ष निकालें कि इसकी वास्तव में बिल्कुल जरूरत नहीं है
      consents और contracts track करने के बेहतर तरीके हैं
    • मुझे लगता है कि जो हम अभी देख रहे हैं, वह DocuSign की मौत भी हो सकती है

  • अभी यह DocuSign killer नहीं है, और जब तक Google अपनी enterprise strategy ठीक से तैयार नहीं कर लेता, कुछ समय तक ऐसा होना मुश्किल है
    DocuSign बड़े संगठनों के third-party workflows में गहराई से integrated है
    बड़ा पैसा वहीं है, और इसी वजह से एक sticky business बनाया जा सकता है

    • एक तरफ़ से यह सही है, लेकिन दूसरी तरफ़ यह काफ़ी आकर्षक है
      बड़ी कंपनियों में IT approval और नई IT service खरीदना मुश्किल होता है, इसलिए पहले से इस्तेमाल हो रहे software की built-in functionality इस्तेमाल करना लगभग हमेशा फ़ायदेमंद रहता है
      कंपनी में सिर्फ़ एक account ही होता हो ऐसा भी नहीं है, और service adoption कठिन होने के कारण अलग-अलग teams अक्सर वही software फिर से खरीदती हैं, इसलिए कई कंपनियां पहले से DocuSign इस्तेमाल करती हैं—इस तथ्य का महत्व थोड़ा कम हो जाता है
      Slack की growth भी काफ़ी हद तक इसी तरह हुई थी[^1]. Free account से शुरुआत, पास की team को invite करना, छोटी team का payment auto-approval spending limit से कम होना, और cost व users जमा होने तथा value साबित हो जाने के बाद ही IT से company-wide rollout मांगना—कुछ ऐसा ही
      Individuals जिस तरह यह “shadow IT” इस्तेमाल करते हैं, वह usage बढ़ाने का अच्छा रास्ता है. Docs का यह feature भी, DocuSign पहले से मौजूद होने पर भी, इसी तरह grow करने के लिए अच्छा लगता है
      [^1]: मैंने एक ऐसी team में काम किया था जिसे company में MS Teams इस्तेमाल करने को कहा गया था; Teams workspace तैयार होने और authentication issues सुलझने का इंतज़ार करते हुए मैंने Slack join किया, सबको invite किया, और काम चलाया—हमें काम करने वाला Teams space मिलने में 6 महीने लग गए
    • असल users के नज़रिए से interfaces के बीच आना-जाना दर्दनाक होता है, इसलिए वे DocuSign replacement को push कर सकते हैं
      अगर switching cost, DocuSign इस्तेमाल करते रहने की तकलीफ़ से कम हुई, तो लोग switch कर जाएंगे
      अधिकतर लोग company finances के लिए बेहतर विकल्प से ज़्यादा अपने रोज़मर्रा के काम के बोझ को प्राथमिकता देंगे
    • Google, antitrust regulators द्वारा split किए जाने से पहले “X killer” नहीं निकालेगा
      Internet dominance का इस्तेमाल करके existing products की copy बनाई और मौजूदा कंपनियों को बाहर कर दिया—ऐसा case regulators को देने से बचने के लिए वह आसान कमाई के करोड़ों dollars छोड़ सकता है
      मेरे हिसाब से Google features के आधे-अधूरे निकलने और मर जाने की वजह भी regulators का डर है
    • DocuSign हो या कुछ और, digital signatures internet की सबसे अजीब तरह से anachronistic technologies में से एक हैं
      Credit card companies तक signatures छोड़ चुकी हैं
    • कुछ बड़ी कंपनियों और government agencies में DocuSign कैसे इस्तेमाल होता है, यह जानकर मैं हैरान हुआ
      यह सिर्फ़ organization के बाहर जाने वाले contracts के लिए नहीं, बल्कि organization के अंदर तमाम forms और workflows manage करने वाले system के रूप में भी इस्तेमाल होता है

  • Google के नज़रिए से यह implementation शायद technology से ज़्यादा मुख्यतः regulatory response का मामला है
    Alternatives महंगे हैं, इसलिए छोटे contract work में यह काफ़ी मददगार होगा, लेकिन लगता नहीं कि बड़ी enterprises तुरंत switch करेंगी
    अभी बड़ी limitation non-Gmail users से e-signature request करने की capability है
    बेहतर होगा कि यह देर वाले 11–12 महीने के बजाय जल्दी, यानी 9–10 महीने में सुलझ जाए

  • सोच रहा हूं कि यह feature US market के लिए है या EU के लिए भी
    eIDAS regulation के तहत यह advanced electronic signature (AdES) में आता है या नहीं, यह भी सवाल है

    • मैं open-pdf-sign का author हूं
      Proper signature और user verification के बिना सिर्फ़ AdES हासिल करना मुश्किल है
      अगर Google advanced electronic signature करना चाहता, तो मैं उम्मीद करता कि वह EU Trusted List में दिखे, लेकिन अभी ऐसा नहीं है
      जब तक Google अपनी Google Trust Services certificate authority का इस्तेमाल नहीं करता, eIDAS-compatible AdES के रूप में launch होने की संभावना कम लगती है
    • यह qualify नहीं करता
      इसे trusted certificate provider नहीं माना जाता, और यह secure user authentication level भी पूरा नहीं करता
      Europe में यह एक तरह का toy feature है, लेकिन फिर भी उपयोगी है
      उदाहरण के लिए, अपनी बेटी से extra Christmas gift के बदले “school grades अच्छे लाना” promise करवाने और उसे official document जैसा दिखाने में इस्तेमाल हो सकता है
      यह signature करने का नाटक करने जैसा ज़्यादा है
    • मेरे पास inside information नहीं है, लेकिन experience के आधार पर Google regulatory requirements पूरा करने में काफ़ी सक्षम लगता है
      अगर यह EU में उपलब्ध कराया गया, तो यह requirement पूरी करता हो तो मुझे आश्चर्य नहीं होगा

  • 14 महीने testing के बाद beta है, तो सच में बहुत धीमा है

    • Alternative यह है कि बहुत जल्दी release कर दें, गलत बना दें, और फिर सब कुछ मार देने के लिए criticize हों
    • अगर यह enterprise के लिए designed legal feature है, तो धीमा होना अजीब नहीं है
      Testing करने वाली partner company को review और adoption decision में 3 महीने, कुछ internal flows migrate करके देखने में 3 महीने, और process changes व improvements देखने में 6 महीने लग सकते हैं
      यहां अहम चीज़ जल्दी बनाना नहीं, सही बनाना है
      Enterprise software “move fast and break things” का बिल्कुल उल्टा है
    • 14 महीने testing के बावजूद Europe के core e-signature regulation और platform eIDAS का support 0 है
    • Legal issues शामिल हों, तो Google में ऐसी speed सामान्य है
    • यह जानबूझकर constrained product है
      Google के पास multi-billion-dollar regulatory attack का बहाना देने की गुंजाइश नहीं है
      Google या Microsoft आसानी से DocuSign competitor बना सकते थे और DocuSign को Netscape या WordPerfect की तरह खत्म कर सकते थे
      लेकिन अब वे क्रमशः internet और enterprise software suite पर dominate करते हैं, इसलिए मुख्य लक्ष्य cash cows को protect और grow करना है
      बाकी चीज़ें मुझे marketing activities लगती हैं, या उन दसियों हजार computer scientists को रोककर रखने के लिए concession projects जैसी, जो competitors और startups में चले जा सकते थे

  • ESIGN Act के तहत legally binding e-signature को सीधे implement करने के लिए minimum functionality क्या होगी, यह जानना चाहता हूं
    लगता है ज़रूरी चीज़ें हैं: electronic transaction consent, sign करने का intent, signature request reject करने की possibility, electronic document में दिखने वाला mark या statement, signer से attributable name या unique mark, और दोनों parties द्वारा store/view/print किया जा सकने वाला record retention

  • पहले company में मुझे DocuSign का Okta integration implement करना पड़ा था, और वह बेतुका महंगा था
    अगर Google इसे ठीक से कर पाए, तो सच में खुशी होगी
    DocuSign SSO Tax site पर भी है: https://sso.tax/

  • Alternative भी है: https://github.com/docusealco/docuseal
    अच्छा होगा अगर e-signatures eIDAS जैसी strong electronic authentication पर आधारित हों