आप इंटरनेट मेल को कैसे छांटते, फ़िल्टर करते और प्रबंधित करते हैं?

• कई mailing lists को subscribe करने और बहुत से patches की review करने वाले उपयोगकर्ताओं के लिए internet mail के archive और label management workflow में मुख्य रुचि
• खास तौर पर Lobsters उपयोगकर्ताओं में 20 mailing lists में शामिल लोगों और बहुत से patches की review करने वालों से पूछा गया सवाल
• यह जानना कि archive और labels को संभालने के लिए कोई खास workflow है या नहीं
• ऐसे tools के बारे में पूछना जो बहुत मददगार रहे हों, और संभव हो तो FOSS tools को प्राथमिकता देने की शर्त
• Sieve scripts जैसे tools के इस्तेमाल का ज़िक्र एक ठोस उदाहरण के रूप में

[GN⁺]

Lobste.rs की राय

• मुझे Sieve बहुत पसंद है
  Roundcube में एक plugin भी है जो WebUI में GUI के जरिए Sieve एडिट करने देता है, इसलिए Sieve language की सुविधाएँ समझने के लिए यह अच्छा है, और ज़रूरत पड़े तो script file को सीधे भी एडिट किया जा सकता है
  आम तौर पर मैं हर साइट पर domain-आधारित email address से signup करता हूँ ताकि filtering आसान हो, जैसे [e-mail]

  if address :localpart :is "to" ["lobsters"]  
  {  
    fileinto "Social";  
    stop;  
  }  
  

  मैं mailing list इस्तेमाल नहीं करता, लेकिन अगर करता तो शायद हर list के लिए एक inbox बनाता, फिर mail client में उन्हें thread के हिसाब से group करके सिर्फ unread messages दिखाता
  spam के लिए body में "my salacious friend" जैसे वाक्यांश ढूँढने वाला एक basic rule और info@ जैसे generic inbox को reject करना ही 6 साल से ज़्यादा समय तक काफी रहा, और manual rules सिर्फ 6 हैं, इसलिए personal use में rspamd जैसी machine learning solution पर मेहनत लगाने की ज़रूरत नहीं लगी

• मैं कभी-कभी mail client बदलता हूँ, लेकिन कई सालों से fetch-filter workflow लगभग वही है
  अभी मैं लंबे समय तक mutt इस्तेमाल करने के बाद Gnus को evaluate कर रहा हूँ, और mpop से mail provider server से mail fetch करके उसे maildrop में pipe करता हूँ, फिर local mail directory के कई maildir folders में से किसी एक में store करता हूँ
  किस folder में जाना है, यह .mailfilter नाम की एक बड़ी script तय करती है, और mailing lists को मुख्यतः List-Id header से match किया जाता है. कई सालों में lists subscribe करते हुए मैंने ऐसा mailing list कभी नहीं देखा जिसने यह RFC2919 header सेट न किया हो
  personal mail को आम तौर पर From header से filter करता हूँ, और spam को provider इतना अच्छा handle कर देता है कि उसके लिए अलग rule नहीं है; साल में कुछ बार inbox में आ जाए तो हाथ से delete कर देता हूँ
  यह तरीका classic procmail-based workflow जैसा ही है, बस procmail की जगह maildrop इस्तेमाल करता हूँ. उस समय मैंने पढ़ा था कि procmail maintain नहीं हो रहा, तो विकल्प ढूँढते हुए maildrop चुना, जो Courier MTA का हिस्सा है लेकिन standalone भी इस्तेमाल किया जा सकता है
  maildir-based local mail store का फायदा यह है कि कई lightweight mail clients, email terminology में MUA, को उसी maildir directory structure पर बिना दिक्कत जोड़ा जा सकता है
  इस setup से मैं बहुत संतुष्ट हूँ और कई सालों से इसकी उपयोगिता साबित हो चुकी है. अभी सबसे बड़ी चिंता यह है कि mail providers सिर्फ webmail interface छोड़ दें और POP3 या IMAP भी न दें. मेरी मौजूदा नौकरी में हम यह लड़ाई पहले ही हार चुके हैं, और on-premise MS Exchange पर mail पढ़ने का एकमात्र तरीका webmail है, जो भयानक है

  • जिस university में मैं अभी काम करता हूँ, वहाँ लगभग 50,000 registrants हैं, लेकिन POP3, IMAP, OAuth-based modern authentication apps का support नहीं है
    webmail, Outlook, या फिर कुछ भी नहीं. support level से अलग, दूसरे clients को बिल्कुल अनुमति न देने का यह सक्रिय फैसला email जैसे माध्यम का अपमान लगता है
    यह कहा जा सकता है, “अगर लोग काफी इस्तेमाल करें तो आखिरकार उन्हें दूसरे email clients support करने पड़ेंगे,” लेकिन मुद्दा वही है. webmail और Outlook से बेहतर तरीका इस्तेमाल करने की आज़ादी होनी चाहिए

• पहले मैं अपना mail server और IMAP server खुद चलाता था, और दोस्तों ने backup MX host किया था, लेकिन आखिरकार जिंदगी आसान बनाने के लिए Fastmail पर चला गया
  Sieve scripts और Fastmail के “filters and rules” के जरिए Sieve से mail व्यवस्थित करता हूँ, फिर isync/mbsync से उसे अपनी devices के maildir में fetch कर लेता हूँ
  महीने के अंत में manual cleanup करता हूँ, और जिन folders में mail कम होता है उन्हें हर 6 महीने या हर साल archive/<folder>-YYYYMM में archive कर देता हूँ. archives भी locally sync होते हैं और सबका backup भी है, लेकिन patch review के लिए अभी तक कोई अच्छा तरीका नहीं मिला

• 2020 तक मैं अपना email server खुद चलाता था, फिर लगातार बदलते incoming spam volume की वजह से हार मानकर Fastmail ले लिया
  Fastmail को अगर अच्छे से कहें तो वह Squirrelmail का ज्यादा polished version लगता है. उनकी Mail filtering सुविधा से मैं filtering करता रहा हूँ, जैसे किसी खास recipient को किसी folder में भेजना
  provider से अलग, मैं एक simple archive structure रखता हूँ जिसे किसी भी mail client में आसानी से import किया जा सके. इसमें साल के हिसाब से एक-एक folder होता है, जैसे 2025, 2024, 2023, और हर folder में लगभग हज़ार mails होते हैं
  नया साल शुरू होने पर Archive folder में मौजूद 2026 के mails को नए 2026 folder में move कर देता हूँ. mail ढूँढते समय folder देखकर ही अंदाज़ा हो जाता है कि वह पिछले 1 साल का है या 8 साल पुराना, इसलिए ढूँढना आसान हो जाता है

• मैं imapfilter और imap_tools दोनों इस्तेमाल करता हूँ

• मैं Postfix → spfpolicyd → https://github.com/fazalmajid/gtldmilter → Procmail क्रम में इस्तेमाल करता हूँ
  मुझे पता है कि Sieve इस्तेमाल करना चाहिए. खास मामलों में मैंने https://github.com/Dirac-Software/mailsink जैसा custom email processor भी लिखा है
  Cal Newport की तरह मेरा मानना है कि unstructured email को recurring workflow के लिए इस्तेमाल नहीं करना चाहिए, और मुझे email-based workflows से सख्त नफरत है, इसलिए उनसे बचता हूँ. इसी वजह से मैं SourceHut के लक्ष्यों से काफी हद तक सहमत हूँ, लेकिन उसे विचार में नहीं लिया

• पहले मैं procmail इस्तेमाल करता था, फिर Sieve पर चला गया, और पिछले कुछ सालों से notmuch tagging scripts इस्तेमाल कर रहा हूँ
  tagging ने ही चीज़ों को सच में बहुत ताकतवर बनाया है. किसी thread पर अस्थायी tag लगाते हुए भी बाकी tags ज्यों के त्यों रखे जा सकते हैं, और आप क्या करना चाहते हैं या क्या ढूँढना चाहते हैं, उसके हिसाब से mails को कई तरीकों से देख सकते हैं
  इसके साथ catchall email domain जोड़ दें, और हर list व service के लिए unique address से signup करें, तो filtering और tagging बहुत आसान हो जाती है

• थोड़ा अलग तरह का सवाल है, लेकिन यह जानना दिलचस्प होगा कि आप लोग outgoing mail server के लिए क्या इस्तेमाल करते हैं
  अभी मैं DigitalOcean पर खुद mail server चला रहा हूँ और DKIM/SPF/DMARC भी सेट किया है, लेकिन mail delivery अभी भी कुछ अस्थिर है
  Proton Mail जैसी किसी service को पैसे देकर relay की तरह इस्तेमाल करना चाहता हूँ, इसलिए सिफारिश चाहिए

  • शुरुआत में SMTP2GO का free tier इस्तेमाल करने का सोचा था, लेकिन आखिरकार सामान्य Postfix + Dovecot पर आ गया
    पहले यहाँ email setups पर चर्चा हुई थी, शायद उसमें एक-दो सिफारिशें मिल जाएँ
  • मैंने Postfix और Dovecot इस्तेमाल किया है, लेकिन 5 साल से ज़्यादा समय से खुद server नहीं चलाया, इसलिए आजकल standard क्या है यह ठीक से नहीं जानता
    self-hosted email server को पूरी तरह छोड़ने से ठीक पहले बेहतर experience बनाने के लिए Roundcube देख रहा था, तभी Fastmail मिला और फिर सब छोड़ दिया
  • एक और विकल्प है DigitalOcean को छोड़ देना
    spammer से बचने की उनकी कोशिशें पर्याप्त नहीं हैं, इसलिए उनकी reputation खराब है। मुझे Panix पसंद है; वे default रूप से outgoing port 25 block करते हैं, लेकिन request करने पर खोल देते हैं, और अगर आप customer हैं तो उनके outgoing mail server को relay की तरह भी इस्तेमाल कर सकते हैं। delivery में मुझे कभी समस्या नहीं हुई
  • OpenSMTPD alternatives की तुलना में configure करना बहुत आसान है, इसलिए मुझे लगता है कि personal smtpd के लिए यह एक अच्छा संतुलन है
    जैसा पहले भी कहा गया, DigitalOcean mail server के लिए अच्छा विकल्प नहीं है

• पहले मैंने एक साधारण Sieve script लिखी थी जो List-ID header वाले email को उनके-अपने folder में डाल देती थी। अगर folder मौजूद न हो तो वह बना दिया जाता था: https://gist.github.com/epilys/bf190ffb0147aa5ab863f7fa886a27da
  कमी यह है कि कुछ newsletter के List-ID values UUID जैसे होते हैं, जिन्हें इंसान के लिए पढ़ना आसान नहीं होता

• मैं Thunderbird इस्तेमाल करता हूँ
  archiving के लिए उसका built-in archive feature मेरे लिए काफ़ी है। जहाँ तक मुझे पता है, यह email को disk पर text files के रूप में store करता है। आप archive scheme को yearly folders या year+month folders जैसी संरचना में सेट कर सकते हैं
  मैंने शुरुआत में ऐसा किया था, लेकिन अंत में archive को email account की folder structure का mirror बने रहने दिया
  mailing lists के लिए List-Id header सबसे बढ़िया है। मैं उसी के आधार पर mail को खास directories में भेजता हूँ। labels के मामले में Thunderbird tags को support करता है, लेकिन मैं उनका इस्तेमाल नहीं करता; destination folders ही काफ़ी हैं
  patches का review मैं email से ज़्यादा नहीं करता, लेकिन SourceHut को थोड़ा इस्तेमाल किया है, जो email workflow को first-class feature की तरह लेता है
  Thunderbird में अपना client-side filtering system है, और क्योंकि मेरा मुख्य system लगभग हमेशा चालू रहता है, यह मेरे लिए ठीक बैठता है। समय के साथ domain, आम तौर पर top-level domain, या mailing list के List-Id header के आधार पर mail को इधर-उधर ले जाने वाले कई दर्जन filters जमा हो गए हैं
  हालांकि Thunderbird की sync story archive, mail, settings, filters—लगभग हर चीज़ के मामले में लगभग न के बराबर है
  उस पर काम चल रहा है, लेकिन मैंने आख़िरी बार जब देखा था, तब वे 20 साल से भी पुराने wild-west style engineering से बने backend codebase को modernize और unify करने पर ध्यान दे रहे थे। अलग-अलग contributors ने SQLite, plain text, JSON files, mork database वगैरह जैसी अलग-अलग प्रणालियाँ बना दी थीं, तो बस शुभकामनाएँ ही दी जा सकती हैं :D