रिमोट वर्क में ज़्यादा जानकारी दें, लेकिन कम बार संवाद करें
(ben.balter.com)- रिमोट वर्क का मूल यह नहीं है कि ऑफिस की बातचीत को ऑनलाइन ले जाया जाए, बल्कि काम करने के तरीके को बार-बार होने वाली synchronous बातचीत के बजाय asynchronous, high-quality communication के अनुरूप बदला जाए
- asynchronous काम साझा करने से पहले सोचने, रिसर्च करने और synthesis करने का समय देता है, और ideas व solutions को केवल ज़रूरी बातों तक संक्षिप्त और परिष्कृत करने में मदद करता है
- अगर लोगों के बीच communication को gzip compression की तरह देखा जाए, तो शुरुआत में व्यवस्थित करने की लागत बढ़ती है, लेकिन कम “packets” में ज़्यादा सामग्री पहुँचाई जा सकती है
- माध्यम का चुनाव उद्देश्य, audience और context के अनुसार होना चाहिए; writing, video और chat की भूमिकाएँ क्रमशः documentation, demonstration और coordination जैसी अलग-अलग होती हैं
- समृद्ध asynchronous communication टीम के flow को इस तरह optimize करती है कि काम के बारे में बात करने का समय घटे और वास्तव में काम करने का समय बढ़े
रिमोट वर्क में बदलने वाला संवाद का तरीका
- रिमोट वर्क का मतलब यह नहीं है कि ऑफिस में होने वाली लगातार बातचीत और तुरंत जवाब पर आधारित interactions को ज्यों का त्यों ऑनलाइन कॉपी कर दिया जाए
- इसका मूल यह है कि ज़्यादा जानकारी दें, लेकिन कम बार संवाद करें जैसी संरचना बनाई जाए
- लंबे लेखन या सावधानी से बनाए गए वीडियो जैसे asynchronous, high-fidelity formats का उपयोग करने से interruption-केंद्रित communication को कम किया जा सकता है
asynchronous काम सोच और परिणामों को कैसे बदलता है
- asynchronous काम सिर्फ schedule coordination नहीं बदलता, बल्कि सोचने और काम करने का तरीका भी बदल देता है
- साझा करने से पहले reflection, research और synthesis से गुजरने का अवसर मिलता है, इसलिए तुरंत दिए गए जवाबों की तुलना में अधिक व्यवस्थित परिणाम तैयार करना आसान होता है
- ideas, opinions और solutions को तुरंत सामने रखने के बजाय सबसे महत्वपूर्ण हिस्सों तक संपीड़ित करके साझा किया जा सकता है
- इस तरह परिष्कृत communication quality और clarity बढ़ाती है, और communication channels की कुल throughput भी सुधारती है
लोगों के बीच communication की gzip compression
- इस तरीके की तुलना gzip compression से की जा सकती है
- शुरुआत में सोचने और व्यवस्थित करने की लागत थोड़ी बढ़ती है, लेकिन कम “packets” में अधिक communication throughput हासिल की जा सकती है
- नतीजतन, “कम बार” संवाद करते हुए भी “ज़्यादा” जानकारी पहुँचाने वाली संरचना बनती है
ज़्यादा, लेकिन कम बार संवाद करने के तरीके
- संदेश के अनुरूप माध्यम चुनना चाहिए
- writing documentation, explanation और persuasion के लिए उपयुक्त है
- video demonstration, training और storytelling के लिए अच्छा है
- chat coordination, clarification और social interaction के लिए उपयोगी है
- लेखन को पाठक को ध्यान में रखकर स्पष्ट, संक्षिप्त और व्यापक ढंग से लिखा जाना चाहिए
- सरल भाषा, छोटे वाक्य और स्पष्ट संरचना का उपयोग करें
- पर्याप्त details, context और आधार दें ताकि संभावित सवालों का जवाब पहले से मिल जाए और अस्पष्टता कम हो
- वीडियो को empathy, enthusiasm और engagement के साथ रिकॉर्ड करना बेहतर है
- eye contact, facial expressions और voice modulation का उपयोग करके मानवीय एहसास दिया जा सकता है
- इसे छोटा और केंद्रित रखें, और visual materials, examples और questions का उपयोग करें
- goals, plans और updates को किसी request या deadline आने से पहले proactively साझा करना चाहिए
- उपलब्ध समय, boundaries और preferences को मानकर या थोपकर नहीं, बल्कि सीधे बताना चाहिए
- जहाँ तक संभव हो asynchronous तरीके से संवाद करें, और केवल urgent, complex या sensitive मामलों में synchronous communication का उपयोग करें
जानकारी कैसे फैलती और विस्तृत होती है
- सावधानी से लिखा गया लेखन ideas को अधिक प्रभावी ढंग से फैलने में मदद करता है
- communication one-to-one संबंध से one-to-many संबंध की ओर बढ़ती है
- “quick DM” या “short chat schedule” तय करने से पहले यह सोचना चाहिए कि जानकारी को बाद में search और discover करना आसान कैसे बनाया जाए
- जैसे web app में write operations महंगे और read operations सस्ते होने चाहिए, वैसे ही जहाँ तक संभव हो system में मानसिक N+1 पैदा न करना बेहतर है
काम के समय और flow पर प्रभाव
- asynchronous communication कम आवृत्ति लेकिन अधिक समृद्ध communication को आधार मानती है
- काम के बारे में बात करने में कम समय जाता है, और वास्तव में काम करने में अधिक समय मिलता है
- यह संरचना system को throughput और flow के अनुसार optimize होने देती है
1 टिप्पणियां
Hacker News की राय
रिमोट वर्क में async communication कम बार, लेकिन ज़्यादा घनत्व के साथ होनी चाहिए, जिससे बोलने का समय घटता है और वास्तविक काम का समय व flow बढ़ता है
आखिरकार रिमोट वर्क में लोगों को जिस मुख्य चीज़ से दिक्कत होती है, वह शायद यही है। communication कहीं ज़्यादा अहम हो जाती है, और प्रभावी ढंग से communicate करने की क्षमता उससे भी ज़्यादा अहम। बगल वाली सीट तक जाकर बात नहीं कर सकते, इसलिए चीज़ें लिखकर रखना और यह पक्का करना कि एक-दूसरे ने समझा है या नहीं, अनिवार्य हो जाता है
इसलिए अंत में “चलो एक call कर लेते हैं” हो जाता है और email thread में पहले से मौजूद बातों पर फिर चर्चा होती है। पुराने mailing lists या उसी कंपनी के 7 साल पुराने emails देखें तो आखिरी दो mails जोड़ देने भर से scope को साफ़-साफ़ समेटने वाला memo बन जाता था, लेकिन अब priorities तय न कर पाने वाली और दो-तीन topics से ज़्यादा साथ में न संभाल पाने वाली गपशप चलती रहती है
घर पर 5 मिनट का Zoom तुरंत खोलने में लगभग कोई friction नहीं है। इसके उलट किसी की desk तक चलकर जाना और पूरे office को disturb करना, या खाली meeting room ढूँढना कहीं ज़्यादा मुश्किल है, इसलिए जो काम 5 मिनट की sync में खत्म हो सकता था, वह Slack पर 1 घंटे की ping-pong में खिंच जाता है
https://www.bbc.com/worklife/article/20180718-open-offices-m...
बेशक private office हो तो समस्या हल हो जाती है, और work from home उसे पाने का सबसे आसान तरीका है
रिमोट वर्क की बड़ी कमियों में से एक यहीं है। कुछ decisions के लिए teams के बीच trust चाहिए होता है, और बार-बार होने वाली spontaneous बातचीत के अलावा उस trust को बनाने का तरीका मैंने अभी तक नहीं देखा। समस्या यह है कि trust सबसे अच्छे से बनाने वाली बातचीत आम तौर पर work के बाहर के topics पर होती है, और remote माहौल में वह स्वाभाविक रूप से नहीं बनती। व्यक्तिगत तौर पर कोशिश की जा सकती है, लेकिन पूरी organization पर थोपी नहीं जा सकती। quarterly offsites भी कर रहे हैं, लेकिन वे काफी नहीं हैं, इसलिए अगर कोई solution हो तो सुनना चाहूँगा
आखिरकार आगे का सबसे अच्छा विकल्प शायद remote pair programming या साथ काम करने वाली meetings ही होंगी। लिखकर रखो और बार-बार reference के लिए कहो, तब भी चीज़ें ठीक से टिकती नहीं
शायद आपने भी वह स्थिति झेली होगी, जहाँ आपने किसी से ज़रूरी काम करने को कहा, उसने मौखिक रूप से कहा कि कर देगा, लेकिन वह हुआ नहीं, और बाद में सब लोग आपको देखने लगे कि यह क्यों नहीं हुआ
रिमोट वर्क में communication संभाल न पाने के कारण मैं अभी crisis जैसी स्थिति में हूँ। काम के घंटे ज़्यादातर काम में ही लगते हैं, फिर भी मानवीय interaction इतनी कम है कि mental health पर बड़ा असर पड़ रहा है
सब हमेशा busy रहते हैं, इसलिए अगली बार कब किसी से बात कर पाऊँगा, यह इंतज़ार करते हुए बस घड़ी देखता रहता हूँ। बीच-बीच में फिट हो सकने वाली water-cooler chat या coffee break नहीं है। virtual coffee break बना भी दें, तो वह किसी आकस्मिक मौके के बजाय scheduled event बन जाता है, लोग छूट जाते हैं और वह स्वाभाविक रूप से repeat भी नहीं होता
आप social recharge पा रहे हो सकते हैं, लेकिन वह energy बातचीत वाले दूसरे व्यक्ति से ली जा रही है। हम पैसे कमाने के लिए काम करते हैं, किसी की social emptiness भरने के लिए नहीं। समस्या की जड़ देखें और अकेले रहने के साथ थोड़ा ज़्यादा सहज हो जाएँ, तो शायद आप ज़्यादा खुश रहेंगे
मैं बहस करने की कोशिश नहीं कर रहा, बस यह साझा कर रहा हूँ कि “mental health पर बड़ा असर पड़ता है” वाली feeling बहुत मिलती-जुलती थी और वह obvious तरीके, यानी office लौटने, से हल हो गई। काम के बाहर socializing, hobbies, काम के दौरान 1:1—इनमें से कुछ भी मेरे लिए पर्याप्त नहीं था
दिलचस्प articles, updates, tools वगैरह डालकर उसे जिंदा रखने की कोशिश करता हूँ और कभी-कभी बातचीत हो जाती है, लेकिन team members शायद ही कभी वैसा करते हैं। समझ नहीं आता कि मैं technology को लेकर ज़्यादा passionate हूँ, ज़्यादा extroverted हूँ, process improvement को लेकर obsessive हूँ, या बस कम busy हूँ। कई companies में यह दोहराया गया है, इसलिए यह सिर्फ मौजूदा team की बात नहीं, और मैं निश्चित तौर पर अपवाद वाली तरफ हूँ। बस इसे personal न लेकर पोस्ट करता रहने की कोशिश करता हूँ। कभी-कभी ऐसा लगता है जैसे सबके लिए फायदेमंद नए tools, repositories, projects जैसी काफी cool चीज़ें हवा में फेंक रहा हूँ
10 साल पूरी तरह remote काम किया है, लेकिन दिन में दोस्तों के साथ coffee, lunch, exercise करता हूँ और शाम को कई sports clubs में जाता हूँ
यह तरीका अनुभवी engineers के लिए अच्छा लगता है, लेकिन juniors को rabbit hole में न फँसने देने के लिए अक्सर छोटी-छोटी guidance चाहिए होती थी। 10 सेकंड की बातचीत junior software engineer की कई घंटों की अटकन को आसानी से कम कर सकती है
इसलिए मेरे हिसाब से pandemic के दौरान productivity में गिरावट और confidence की कमी से सबसे ज़्यादा आम तौर पर कम अनुभवी engineers ही जूझे। दोनों चीज़ें एक-दूसरे को और बिगाड़ती हैं
किसी साथी junior के साथ pair programming करना भी rubber duck[1] से ज़्यादा productive और सीखने लायक था। हाल ही में एक family gathering में बहुत junior developers के साथ dinner करते हुए उनसे सुना कि remote work की वजह से वे isolated महसूस करते हैं, तो दुख हुआ। उन्हें बिल्कुल नहीं पता कि वे क्या miss कर रहे हैं
0. https://www.youtube.com/watch?v=4PaWFYm0kEw
juniors को पहले जितनी ही मदद चाहिए, और उन्हें अब भी मदद माँगनी चाहिए। remote work में asynchronous और synchronous दोनों संभव हैं, मदद माँगना visible हो जाता है, अजीब-सी शर्म कम होती है, खराब जवाब सुधारे जा सकते हैं, और वही सवाल रखने वाले लोग साथ में सीख सकते हैं। जिसके पास समय होता है वह जवाब देता है, इसलिए capacity के हिसाब से यह self-regulate हो जाता है, और किसने कौन-सा सवाल कितनी बार पूछा और किसने किसका जवाब दिया, इसका बेहतरीन analysis material भी बनता है। remote work communication और culture में बदलाव है, लेकिन मुझे लगता है कि कई teams pandemic के समय “Teams या Slack इस्तेमाल कर लेंगे” पर ही रुक गईं और आगे सोचा ही नहीं
अगर passive तरीके से नहीं दिख सकता, तो active तरीके से दिखाना होगा। 10 सेकंड की बातचीत अब भी हो सकती है और होनी चाहिए। Slack huddles, screen sharing, और ज़्यादा complex pair work के लिए VSCode Live Share जैसे tools आजकल काफी अच्छे हैं। लेकिन इस बात से सहमत हूँ कि जो remote culture teaching और mentoring की जरूरत का सम्मान नहीं करता, वह आखिरकार अच्छा नहीं कर पाएगा
उल्टा, जो junior खुद को senior समझते थे—यानी थोड़े experience और high confidence वाले लोग—वे ज़्यादा समस्या बने। क्योंकि जब उन्हें मदद माँगनी चाहिए थी, तब वे नहीं माँगते थे
एक हद तक दीवार से टकराने का समय देते हुए भी, कभी-कभी pair work में direction पर चर्चा करना आसान था। मैंने देखा कि वे एक साल से भी कम समय में काफी grow करके skilled developers की तरह काम करने लगे
remote work की एक और अलग समस्या यह है कि दिन भर कम चलने-फिरने से weight loss कहीं ज़्यादा मुश्किल हो जाता है
pandemic से पहले मैं coffee बनाने के लिए उठता था, मदद माँगने या साथी developers/UX लोगों से alignment करने के लिए कुछ सीढ़ियाँ चढ़ता-उतरता था, और दिमाग साफ करने के लिए कभी-कभी टहलता था। अब मैं लगभग हिलता ही नहीं। छोटे apartment में रहता हूँ और fridge 3 मीटर दूर है। पहले carbs कम करने और lean meat पर focus करने जैसी हल्की restriction से weight manage हो जाता था, लेकिन अब और वजन न बढ़े इसके लिए Zen monk जैसी self-control चाहिए, और वजन घटाना सच में मुश्किल है
अगर coffee बनाने के लिए उठने, मदद माँगने या “alignment” करने के लिए आपको office में होना जरूरी है, तो वह व्यक्तिगत समस्या है
पिछले 3+ सालों से remote work content की बाढ़ आना अजीब है। मैं 20 साल से ज़्यादा समय से remote काम कर रहा हूँ, इसका मतलब यह नहीं कि मैं expert हूँ, लेकिन आजकल authority जताने वाला content बहुत ज़्यादा दिखता है
शायद ज़्यादा nuanced और data-based conclusions हो सकते हैं, लेकिन मुझे तो बस web का फायदा दिखता है कि दूर से information communicate की जा सकती है, और मैं आभारी हूँ कि हम अभी यह कर सकते हैं। messages, SMS, phone, group call, Skype call—जो भी हो, जल्दी sort किया जा सकता है। कई बार मैं email भेजता हूँ क्योंकि तुरंत किसी के साथ उलझना नहीं चाहता, और reply कुछ मिनट बाद आए या कुछ दिन बाद, दोनों ठीक हैं। work from home/remote work में employer का trust और employee की motivation key है। physically मौजूद हों या न हों, जरूरत के हिसाब से freely communicate कर सकते हैं, और काम या तो पूरा होता है या नहीं होता। समझ नहीं आता यह इतना confusing क्यों है
reality हमेशा gray area में होती है, लेकिन यह मान लेने पर click खींचने वाले titles कम बनते हैं। ऊपर से लेखक lawyer/MBA है और उसके पास engineering experience बिल्कुल नहीं है
Covid से पहले आम तौर पर experienced, self-disciplined और proven workers remote work करते थे। Covid के बाद laptop से काम करने वाला हर कोई इसमें आ गया। हर कोई remote work के लिए fit नहीं होता। साथ ही 20 में से 1 व्यक्ति full-time remote हो, और 20 में से 20 लोग remote हों—ये अलग बातें हैं
COVID से पहले भी remote work companies थीं, और वे पहले से ही उन मुश्किलों से सीखते हुए optimize करती आ रही थीं
Remote work का मतलब मूल रूप से संगठन की संस्कृति को asynchronous communication और trust के इर्द-गिर्द फिर से wire करना है। सबसे बड़ी बाधा यह है कि कई संगठन इस बात से आगे नहीं बढ़ पाते कि remote work ऑफिस की तरह अचानक call या आमने-सामने meeting की अनुमति नहीं देता
इसका मतलब यह नहीं कि ऑफिस की अचानक meetings बेहतरीन थीं, लेकिन ऑफिस environment में वे बहुत आम थीं और इन रुकावटों को कम करने के लिए पूरी industry में पर्याप्त विरोध भी नहीं था। Remote work ने workers को इनके खिलाफ boundaries बनाने दीं और उस “tax” को महसूस करना और quantify करना आसान बना दिया। इसलिए अगर नीचे से फिर design करके नए remote-work तरीकों को company culture में न बसाया जाए, तो communication टूट जाती है। एक तरीके की methodology को दूसरे तरीके में ज्यों का त्यों नहीं ले जाया जा सकता
मैंने 2020 की spring में graduation किया और अगस्त 2020 में काम शुरू किया, और उस दौरान अपने employer के office के अंदर 3 बार भी नहीं गया। मार्च 2023 से हर हफ्ते 4 दिन अनिवार्य office attendance शुरू हो गई, और office जाते हुए मुझे ये बातें महसूस हुईं
कभी-कभी team members या manager के साथ अच्छी technical बातचीत होती है, लेकिन frequency नहीं बढ़ी और अभी भी calendar में scheduled उसी frequency पर होती है। मेरी desk पर आने वाले लोग बहुत कम हैं, और मैं भी बस junior engineer की desk पर check-in करने गया हूं। अजनबियों के साथ मैं introverted हूं, इसलिए company socializing बहुत energy लेती है। पैदल office जाना आम तौर पर अच्छा है, लेकिन Seattle downtown से गुजरना पड़ता है, इसलिए कभी-कभी काफी inconvenient होता है। Team के manager और colleagues सभी English के बजाय किसी दूसरी language को ज्यादा prefer करते हैं, और English सिर्फ तब बोलते हैं जब मैं बातचीत में शामिल होता हूं, इसलिए जब technical discussion समझनी हो तो frustrate होता है। हफ्ते में 4 दिन office जाने की वजह से हर हफ्ते सच में जिस एक चीज का इंतजार रहता है, वह है work-from-home day। Productivity बढ़ी लगती नहीं, और कुछ दिनों में तो साफ तौर पर और खराब होती है। अब हर दिन 30 मिनट से 1 घंटे तक दूसरों के साथ बैठकर खाना खाने की obligation है, जबकि पहले मैं lunch desk पर लाकर काम जारी रखता था। मेरा अनुभव standard नहीं होगा, लेकिन मुझे पूरी तरह work-from-home वाले दिन याद आते हैं
आपके case में बात साफ है। अगर ज्यादातर लोग Finnish बोलते हैं लेकिन hiring requirement केवल English है, तो देर-सबेर कोई न कोई office के social हिस्से से unfairly exclude हो जाएगा। Helsinki में भी हों, तो work conversations English में करानी चाहिए, या Finnish fluency हासिल करना official काम का हिस्सा बनाना चाहिए। बाद वाला काफी मुश्किल है। असलियत में तो mandatory office attendance जैसे फैसले लेने वाले C-suite से ज्यादा जागरूक management चाहिए होगा, इसलिए रोज करीब एक घंटा चुपचाप team द्वारा इस्तेमाल की जाने वाली language सीखने में लगाना भी एक तरीका है। यह Finnish से आसान होने की संभावना है और career में भी मदद कर सकता है
इसे कैसे देखूं समझ नहीं आता, और समय के साथ शायद यह पहले जैसा हो जाए
“अगली बार जब आप एक quick DM भेजने या छोटी बातचीत schedule करने की कोशिश करें, तो सोचें कि information search और discovery की long tail को optimize करने के लिए आप क्या कर सकते हैं” वाला हिस्सा ही असली फर्क है
अब हर व्यक्ति one-to-many communication की ताकत इस्तेमाल कर सकता है। हम सबको आवाज मिल गई है। Calls और DMs सिर्फ यह check करने के लिए हैं कि लिखी हुई बात समझ आई या नहीं, और physical office की meetings भी मूल रूप से इसी के लिए थीं
मुझे “office” भी नापसंद है, और उसके अंदर फलने-फूलने वाले बेजान, दोहरे corporate monsters भी। मैं कभी वापस नहीं जाऊंगा
20–30 साल बाद मैं मिट्टी में मिल जाऊंगा, इसलिए office में सड़ते हुए और time waste नहीं करूंगा
बस कल्पना करें कि वहां बैठे हुए scrum meetings और planning sessions दिख रहे हैं, और किसी ऐसे व्यक्ति के साथ छोटी-मोटी बातें जो उन लोगों के बारे में gossip कर रहा है जिनके बारे में आप न तो अच्छी तरह जानते हैं, न सुनना चाहते हैं
मुझे लगता है क्या यह article ChatGPT output है। Message से सहमत हूं, लेकिन sentences forced, deliberate और fake से लगते हैं। लगभग हर दूसरी sentence में ठीक-ठीक तीन verbs या adjectives लगाकर खींचने, stimulate करने और clarify करने की कोशिश है। कुछ sentences में तो एक ही sentence के अंदर दो बार ऐसा है
“constant, synchronous, and often interrupt-driven interactions”, “reflection, research, and synthesis”, “think, learn, and synthesize”, “purpose, audience, and context”, “documenting, explaining, or persuading”, “demonstrating, teaching, or storytelling”, “coordinating, clarifying, or socializing”, “clearly, concisely, and comprehensively”, “simple language, short sentences, and clear structure”, “detail, context, and evidence”, “empathy, enthusiasm, and engagement”, “eye contact, facial expressions, and voice modulation”, “short, focused, and interactive”, “visuals, examples, and questions”, “proactively, regularly, and asynchronously”, “prompts, requests, or deadlines”, “availability, boundaries, and preferences”, “urgent, complex, or sensitive matters” जैसे