मीटिंग रूम बुकिंग के ज़रिए malicious compliance

• Larry Page के CEO बनने के बाद, Google ने तेज़ वृद्धि के साथ आने वाली समस्याओं और कामकाजी दक्षता में गिरावट का सामना किया
• उन्होंने अनावश्यक प्रोजेक्ट बंद करने के साथ, मीटिंग संस्कृति सुधारने के लिए नए दिशानिर्देश लागू किए
• खास तौर पर मीटिंग समय को 50 मिनट तक सीमित करने जैसी नीतियाँ बनीं, लेकिन व्यवहार में इनका पालन ठीक से नहीं हुआ
• इसके जवाब में एक टीम ने बचे हुए 10 मिनट के छोटे स्लॉट को आधिकारिक तौर पर मीटिंग रूम में बुक करके वास्तव में इस्तेमाल किया
• नियमों के मुताबिक काम करने वाली इस टीम की कार्रवाई ने संगठन संस्कृति और नीति की विडंबना को उजागर करने वाला एक किस्सा बना दिया

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Google की वृद्धि और बदलाव

• 2011 में, Larry Page ने Eric Schmidt की जगह Google के CEO का पद संभाला
• इस दौर में Google लगभग 30,000 कर्मचारियों तक तेज़ी से बढ़ चुका था, जिससे प्रोजेक्ट बड़े होते गए और विफलता की संभावना भी बढ़ी
• पहले Yahoo! अपनी धीमी निर्णय-प्रक्रिया के कारण Google में मज़ाक का विषय था, लेकिन Google भी खुद धीरे-धीरे निर्णय लेने की समस्या से जूझने लगा

Larry Page के सुधारात्मक कदम

• Larry Page ने दक्षता सुधारने के लिए गैर-रणनीतिक और गैर-टैक्टिकल प्रोजेक्ट्स को बड़ी संख्या में बंद किया

  • "कम तीरों से ज़्यादा पेड़"—उन्होंने क्षमताओं को केंद्रित करने के सिद्धांत पर ज़ोर दिया
  • उदाहरण: Google Buzz को बंद करके Google+ पर फोकस करना

• मीटिंग संस्कृति में बदलाव की योजना घोषित की

  • हर मीटिंग में "decision-maker" होना ज़रूरी
  • प्रतिभागियों की सीमा 10 लोगों तक
  • अगर सभी की सक्रिय भागीदारी नहीं है, तो मीटिंग में शामिल होना ज़रूरी नहीं
  • 1 घंटे की मीटिंग को 50 मिनट तक छोटा करके ब्रेक का समय सुनिश्चित करना
  • बाद में यह नीति धीरे-धीरे सिर्फ "decision-focused meetings" पर लागू होने की ओर ढीली पड़ गई

मीटिंग समय नीति की वास्तविकता

• Google Calendar में डिफ़ॉल्ट मीटिंग समय भी 25/50 मिनट पर सेट कर दिया गया
• लेकिन ज़मीनी स्तर पर मीटिंग समय पर खत्म नहीं होती थीं, और अगली मीटिंग के लोग दरवाज़ा खटखटाने लगते थे, फिर भी मीटिंग चलती रहती थी
• 2:50 बजने पर भी लोग कमरा खाली नहीं करते थे, जिससे अगली बुकिंग वाली टीम के साथ टकराव होता था

10 मिनट की मीटिंग रूम बुकिंग की घटना

• NYC ऑफिस की एक टीम ने मीटिंग रूम के आख़िरी बचे 10 मिनट में अपनी standup meeting बुक कर दी

  • 50 मिनट मीटिंग नीति की वजह से ऐसे 10 मिनट के स्लॉट बार-बार बच जाते थे
  • इस छोटे गैप का इस्तेमाल करके वे मीटिंग को दक्षता से चलाते थे

• वास्तविक उदाहरण

  • 2:50 पर कोई दरवाज़ा खटखटाकर कहता, "यह हमारा बुक किया हुआ समय है"
  • पहले से कमरे में मौजूद व्यक्ति कहता, "अभी 2:50 ही है, यह मेरा समय है"
  • फिर वे साबित करते कि "ये 10 मिनट हमारी बुकिंग है" और कमरा ले लेते
  • नाखुशी के साथ कमरे से निकलने का दृश्य बनता
  • यह साफ़ दिखा कि "अगर नीति को सच में सख्ती से लागू किया जाए, तो ऐसी असहज स्थितियाँ पैदा होती हैं"

निष्कर्ष और महसूस की गई बात

• नीति का उद्देश्य अच्छा था, लेकिन वास्तविक कार्यस्थल में इसने अव्यावहारिक परिणाम पैदा किए
• छोटे समय वाले स्लॉट को वास्तव में इस्तेमाल करने वाली टीम कौन थी और उसकी मंशा क्या थी, यह रहस्य ही बना रहा
• यह किस्सा बड़ी कंपनियों में execution, policy और culture के बीच के अंतर को दिखाने वाला उदाहरण है

[roxie]

दुर्भावनापूर्ण अनुपालन? यह तो बहुत शानदार रणनीति है।

[GN⁺]

Hacker News राय

• मीटिंग 2:50 पर खत्म होनी थी, लेकिन वास्तव में ऐसा नहीं हुआ। Michigan University में इस समस्या का समाधान कक्षा को आधिकारिक घोषित समय से 10 मिनट बाद शुरू करके किया गया था। यानी 10-11 बजे लिखी गई कक्षा वास्तव में 10:10-11 बजे चलती थी। लोग 10:10 पर पहुंचते थे, और इसका काफ़ी बड़ा anchoring effect पड़ता था। समय पर खत्म न होने पर महसूस होने वाला अंतर काफ़ी बड़ा होता है

  • Finland University सहित यूरोप की कई यूनिवर्सिटी में भी “academic quarter” (शैक्षणिक 15 मिनट) की परंपरा थी। अगर 10 बजे शुरू लिखा हो, तो वास्तव में 10:15 पर शुरू होता था। अगर ठीक 10:00 लिखा हो, तो उसी समय तुरंत शुरू होता था। यह परंपरा उस समय से आई थी जब घड़ियां नहीं होती थीं और घंटी सुनकर छात्रों को आने-जाने का समय मिल सके

  • Michigan State University में गणित के प्रोफेसर Wade Ramey कक्षा शुरू होते ही कमरे का दरवाज़ा बंद कर देते थे, इसलिए देर से आने पर अंदर नहीं जा सकते थे। होमवर्क जमा करते समय उसे stapler से बांधना ज़रूरी था, और गलत हिस्सों पर सिर्फ़ अंक काटे नहीं जाते थे, कभी-कभी negative score भी दिया जाता था। इतनी सख़्ती के बावजूद उनकी कक्षा मुझे बहुत पसंद थी

  • ऊपर बताई गई परंपरा ही 'academic quarter' है। आमतौर पर 15 मिनट

  • Germany आदि जगहों पर भी “c.t.” (cum tempore, समय सहित) नाम की यूनिवर्सिटी परंपरा थी, जिसमें 15 मिनट देर से शुरू किया जाता था। मेरे लिए यह पहले ही खत्म हो चुकी परंपरा थी, लेकिन “s.t.” (sine tempore, समय के बिना) के रूप में साफ़ लिखा गया समय ठीक समय पर शुरू होता था

  • आजकल big tech कंपनियों में भी मीटिंग्स अक्सर घंटे या आधे घंटे के ठीक बाद 5 मिनट पर शुरू होती हैं, और ठीक घंटे या आधे घंटे पर खत्म करना default buffer timing होता है। इससे मीटिंग रूम बदलने का समय और शारीरिक ज़रूरतों के लिए समय मिल जाता है। अगर आपकी कंपनी में यह अभी लागू नहीं है, तो scheduling tool में मौजूद built-in buffer option बस चालू कर दें

  • St Andrews University में “Academic hour” का concept है, जिसमें कक्षाएं हमेशा 5 मिनट देर से शुरू होती हैं और 5 मिनट पहले खत्म होती हैं। उदाहरण के लिए 10 से 11 बजे की कक्षा वास्तव में 10:05 से 10:55 तक होती है। इसका उद्देश्य कक्षाओं के बीच आने-जाने का समय देना और setup prep time को standardize करना है

  • UC Berkeley में भी ऐसी परंपरा थी। जब मैं first-year student था, किसी ने मुझे यह नहीं बताया था, इसलिए कक्षा के पहले दिन सब लोग जल्दी आ गए थे। तब प्रोफेसर ने हैरानी से कहा कि तुम सब यहां क्यों हो, क्या तुम्हें नहीं पता कि यह 10 मिनट बाद शुरू होती है

  • मुझे लगता है Larry Page ने भी इसी तरीके से आइडिया लिया होगा। UMich ने 2018 में तथाकथित ‘Michigan time’ को आधिकारिक तौर पर खत्म कर दिया था, लेकिन मुझे यह सिस्टम पसंद था

  • हमारी टीम ने भी pandemic के दौरान हर मीटिंग के पहले 5 मिनट को bio break मान लिया था। practically मीटिंग :05 या :07 पर शुरू होती थी, और अगर पिछली मीटिंग तब तक खिंच जाती, तो किसी का जल्दी निकलना भी अजीब नहीं लगता था

  • यह सीमित start-time परंपरा लगभग 2017 के बाद गायब हो गई

  • मैं कई वर्षों से अपनी मीटिंग्स 5 मिनट बाद शुरू होने के हिसाब से सेट करता रहा हूं, लेकिन Google Calendar में यह built-in नहीं है, इसलिए हर बार manually adjust करना असुविधाजनक है

  • यह बहुत ही स्पष्ट समाधान है

  • जिन स्कूलों और कंपनियों में मैं रहा, वहां अगर मीटिंग या कक्षा ढीले-ढाले ढंग से शुरू होती थी, तो महत्वपूर्ण लोग देर से आते थे और नतीजतन शुरुआती 5-10 मिनट बर्बाद हो जाते थे। लीडर “अभी-अभी आए लोगों के लिए” शुरुआती बातों को दोहराते या संक्षेप में फिर बताते, जिससे समय और बर्बाद होता। मैं हमेशा समय पर पहुंचने की कोशिश करता था, इसलिए देर से आने वालों के लिए बात दोहराई जाती तो मुझे बहुत बुरा लगता। 25 साल पहले मैं एक अहम volunteer position से सिर्फ़ इसलिए हटा दिया गया था क्योंकि मैं देर से पहुंचा था। उसके बाद से मैंने कभी देर न करने की आदत बना ली। यहां तक कि public transport लेते समय भी मैं 30 मिनट से अधिक का buffer रखता हूं और हमेशा बहुत पहले पहुंचता हूं

• मुझे नहीं लगता यह “Malicious compliance” है, बल्कि “pedantic enforcement” (हद से ज़्यादा नियमपालन) है। असली ‘malicious compliance’ होती तो 50 मिनट की मीटिंग के बाद उसी कमरे में तुरंत 10 मिनट की दूसरी मीटिंग बुक कर दी जाती

  • यह एक clickbait शब्द है। उल्टा कंपनी ने मीटिंग रूम optimization की वजह से पैसे बचाए, और CEO की break-time policy भी लागू हुई। असली malicious actor तो वह टीम थी जो आख़िर तक 50-minute rule मानने के बजाय समय से आगे बढ़ाना चाहती थी

  • यह pedantic भी नहीं है। वह group तो कंपनी में अकेला समझदार दिख रहा है। असली समस्या Page था। ऊपर से आई अजीब policy का जूनियर लोग खुलकर विरोध नहीं कर सकते। दूसरी गलती उन लोगों की थी जो मीटिंग रूम को 50 मिनट से ज़्यादा अपने कब्ज़े में रखते थे। यह स्वाभाविक है, इसलिए कुछ हद तक समझ आता है। लेकिन फिर भी, किसी और group द्वारा booked room को अपना समझकर इस्तेमाल करना ही समस्या है

  • मुझे तो असली नतीजा यही लगता है कि 50 मिनट की मीटिंग अलग बुक करो और 10 मिनट की अलग। बिना reservation वाले कमरे का बस इस्तेमाल कर लेना 'malicious compliance' नहीं है

• एक scout leader के सिद्धांत के अनुसार, हर व्यक्ति “9:30” का मतलब अलग तरह से लेता है। किसी के लिए इसका मतलब 9:25 है, तो किसी और के लिए 9:45। लेकिन “9:32” सबके लिए एक स्पष्ट समय दिखाता है। इसलिए वह leader अक्सर “आज 6:07 पर मिलते हैं” जैसा अजीब समय तय करता था

  • Saratoga, CA में भी इससे मिलता-जुलता एक उदाहरण है। Quito Road पर speed signs पर 17, 19, 21, 22 mph जैसे अजीब नंबर लिखे हैं। इसका उद्देश्य ड्राइवरों का ध्यान खींचना है, ताकि वे तीखे मोड़ों पर गति कम करें

• अगर मैं मीटिंग रूम में होता, तो शायद मुझे राहत ही मिलती। बड़ी कंपनियों की मीटिंग्स किसी मजबूर करने वाले संकेत के बिना खत्म नहीं होतीं, इसलिए किसी का knock करना मददगार होता

  • एक startup में marketing और sales मीटिंग्स बहुत लंबी चलती थीं, तो मैंने खुद घड़ी की दुकान से cuckoo clock खरीदी और मीटिंग रूम में लगा दी। वह हर 15 मिनट में आवाज़ करती थी, और इससे मीटिंग्स छोटी होने लगीं, साथ ही उनकी संख्या भी कम हुई। CEO और office admin को भी वह घड़ी बहुत पसंद आई

  • मुझे बहुत पहले से लगता रहा है कि 45 मिनट से लंबी मीटिंग में ध्यान कम होने लगता है। इसलिए जिन मीटिंग्स की मेजबानी मैं करता हूं, उन्हें हमेशा 45 मिनट तक सीमित रखता हूं। अब मैं 100% remote हूं, तो इसे लागू करता हूं, और जो हिस्सा मेरे लिए ज़रूरी नहीं होता उसे नज़रअंदाज़ करके HN comments लिखने में समय लगा देता हूं

  • लेख में मीटिंग रूम में घुसने वाले लोग खलनायक जैसे दिखते हैं, लेकिन मैं उनके पक्ष में हूं। जिन मामलों में लंबी मीटिंग सचमुच ज़रूरी थी, उनसे कहीं ज़्यादा बार मीटिंग्स बेवजह लंबी हुई हैं। जिन संगठनों में मीटिंग्स बहुत होती हैं, वहां अगर बार-बार समय के अंत तक खींचा जाए या उससे आगे निकला जाए, तो यह समस्या है। इससे या तो अगली मीटिंग में देर होती है, या bio break छोड़ना पड़ता है

  • मीटिंग agenda साफ़ तय करो और नियमों का सख़्ती से पालन करो। सब हो जाए तो मीटिंग तुरंत खत्म

  • मैंने 90 मिनट की standup मीटिंग भी झेली है। ऐसे समय में 10 मिनट में खत्म करने की बात करने वाले लोग सचमुच हीरो होते हैं

  • एक कंपनी में 70-80 मिनट बीतने पर कुछ कर्मचारी साहस करके मीटिंग रूम से बाहर निकल जाते थे ताकि break मिल सके। आमतौर पर तब तक लोग छोटे समूहों में बातचीत करके अधिक उत्पादक हो जाते थे, और तभी जाकर मीटिंग जल्दी खत्म होती थी

  • लोग असली काम करने से ज़्यादा मीटिंग में समय काटना चाहते हैं। मीटिंग जितनी लंबी चले, बिना कुछ किए भी वेतन तो मिलता ही है। मीटिंग्स अक्सर ज़रूरी भी नहीं होतीं, और जानकारी देने का सबसे खराब तरीका हैं

  • कभी-कभी वीडियो मीटिंग में किसी के knock करने का नाटक करके उसे ज़बरदस्ती खत्म करवा दिया है

  • मुझे pomodoro style मीटिंग्स पसंद थीं। वे इच्छाशक्ति और धैर्य की परीक्षा बन जाती थीं

• “50 मिनट की मीटिंग हमेशा 1 घंटे की बन जाती है” वाली समस्या को 9:10AM जैसे अजीब समय पर शुरू करके हल किया जा सकता है। तब 10 बजे जैसा एक स्पष्ट end time बन जाता है, क्योंकि 9 बजे शुरू करने पर लोग अक्सर 50 मिनट पर खत्म नहीं करते और 10 बजे तक खींच देते हैं

  • कुछ लोग हमेशा समय के मुताबिक चलते हैं, और कुछ देरी वाली संस्कृति के होते हैं। मैं तो 9:50 पर ठीक खत्म कर देता

  • Michigan University में भी यह प्रथा स्वाभाविक रूप से जम गई थी, और मुझे यह सिस्टम पसंद था। सुना है 2018 में इसे आधिकारिक रूप से खत्म कर दिया गया

  • हमारी टीम ने ऐसी संस्कृति बना ली थी जिसमें सभी मीटिंग्स 5 मिनट बाद शुरू होती थीं और हर घंटे या आधे घंटे पर ज़रूर खत्म होती थीं (55-minute meetings)। बगल वाली टीम उस समय ठीक knock करके अंदर आ जाती थी, इसलिए इस पर कोई शिकायत नहीं करता था

  • वास्तव में यह समाधान नहीं है। जब तक अगला group अंदर आकर बाहर न निकाले, मीटिंग के चलते रहने की संभावना आम है

  • 9:10AM पर शुरू करने की सलाह सुनकर भी, व्यवहार में कुछ मीटिंग्स 9 बजे शुरू होने की कही जाती हैं लेकिन असल में 9:10 पर शुरू होती हैं। अगर 9:10 पर set करो, तो वे फिर 9:20 पर शुरू होंगी

  • सच में, जैसा कहा गया, मीटिंग बस end time के हिसाब से आगे बढ़ती जाएगी

• मैंने खुद Larry Page को मीटिंग रूम से बाहर निकलवाया है। वह बिना किसी entitlement के आसानी से कमरा खाली कर देता था, इसलिए उसके लिए सम्मान बढ़ गया

  • मुझे लगता है ऐसी संस्कृति बहुत महत्वपूर्ण है। यह संकेत है कि senior leader को भी नियमों के अनुसार कमरा खाली करना होगा। यह सभी के समय का सम्मान करने वाली कंपनी संस्कृति का पैमाना है

• मुझे Larry Page का पक्ष ज़्यादा समझ आता है। कोई तो मीटिंग को आगे बढ़ाए, और तय समय के भीतर अपेक्षित परिणाम (जैसे decision) आना चाहिए। अगर 45 मिनट बाद भी जवाब न निकले, तो homework देकर फिर से मिलना सही है। ऐसा 'malicious compliance' ही दरअसल समय पर मीटिंग खत्म होने और सबको washroom जाने देने वाली संस्कृति बनाता है

  • हर gathering का लक्ष्य सिर्फ़ decision लेना नहीं होता। कुछ सिर्फ़ briefing, all-hands, standup, discussion, lunch-and-learn जैसी अलग “purpose” वाली भी होती हैं, इसलिए समय और जगह का allocation भी उसी हिसाब से होना चाहिए

  • मेरे हिसाब से बिना outcome वाली मीटिंग का मतलब बहुत कम है। भले वह कोई specific decision न हो, लेकिन कोई “दिखने वाला परिणाम” होना चाहिए। अगर दो लोग 30 मिनट बात करें और उसका कहीं कोई record न रहे, तो उसका मतलब नहीं। आजकल जानकारी दर्ज करने में लोग और ज़्यादा हिचकते दिखते हैं, यही समस्या है

  • ऐसी discussion-oriented मीटिंग्स भी होती हैं जिनमें ज़रूरी नहीं कि निर्णय ही निकले। संगठन-भर की दिशा एक जैसी रखने के लिए भी ऐसी बैठकों की ज़रूरत होती है

• मुझे यह पसंद नहीं था कि लिखित policy होते हुए भी उसे अनदेखा करना एक social norm बन गया था। अगर कोई नियम लंबे समय तक रहने वाला है, तो उसे बदल देना चाहिए, या फिर सख़्ती से लागू करना चाहिए

  • एक कहावत है, “बुरा कानून हर कानून के प्रति अवमानना पैदा करता है।” लोगों की भावनाओं की चिंता में नियम न बदलो, तो आख़िरकार सब गड़बड़ हो जाता है

• 90 के दशक के आखिर में एक महिला manager हमेशा 50 मिनट की मीटिंग बुक करती थीं, और ठीक 50 मिनट पर उठकर चली जाती थीं। यहां तक कि जब कोई वरिष्ठ अधिकारी बोल रहा होता, तब भी वह शिष्टता से लेकिन दृढ़ता के साथ अपना folio बंद करतीं और मीटिंग रूम छोड़ देतीं

  • आजकल ऐसे संतुलित और दृढ़ manager कम ही दिखते हैं

• एक policy थी कि “हर किसी को मीटिंग में input देना चाहिए”, और ऐसे में बीच-बीच में coding या refactoring करने का समय भी नहीं बचता था। उल्टा, आम तौर पर ज़रूरत न होने पर भी मैं कभी-कभी 2 घंटे की बड़ी मीटिंग में सिर्फ़ इसलिए शामिल हो जाता था ताकि उसके दौरान coding का समय निकाल सकूं। यह भी एक तरह की malicious compliance है

  • बेहतर तरीका यह है कि अगर ज़रूरत न हो तो मीटिंग invite ठुकराने का अधिकार दिया जाए। “शायद ज़रूरत पड़े” इस वजह से लोगों को अंधाधुंध invite करते जाना बड़ी कंपनियों की पुरानी chronic problem है

  • कभी-कभी मैंने दूसरे developers के साथ मिलकर सिर्फ़ 2 घंटे की “dev sync” मीटिंग block कर दी, जबकि वास्तव में कोई मीटिंग होती ही नहीं थी

  • सवाल उठता है कि मीटिंग छोड़कर सीधा refactoring क्यों नहीं कर लेते। अगर मीटिंग का बहाना बनाकर किसी और को अपना समय छीनने से रोकना पड़ रहा है, तो इसका मतलब कंपनी की संस्कृति पहले से ही बहुत inefficient है। ऐसी जगह पर job change के बारे में गंभीरता से सोचना चाहिए