मीटिंग रूम बुकिंग का इस्तेमाल कर किया गया malicious compliance

 (clientserver.dev)
1 पॉइंट द्वारा GN⁺ 2025-05-16 | 2 टिप्पणियां | WhatsApp पर शेयर करें
  • 2011 में Larry Page के Google CEO बनने के बाद उन्होंने मीटिंग कल्चर को सुधारने की कोशिश की, लेकिन Google Calendar के default settings को शब्दशः मानने वाली एक टीम ने मीटिंग रूम संचालन की कमजोरियां उजागर कर दीं
  • तेज़ी से बढ़ते Google का संगठन 30,000 कर्मचारियों के स्तर तक पहुंच चुका था, और Page प्रोजेक्ट्स घटाकर “more wood behind fewer arrows” पर फोकस करना चाहते थे
  • मीटिंग सुधार योजना में decision-maker तय करना, प्रतिभागियों को 10 लोगों तक सीमित करना, और 1 घंटे की मीटिंग को 50 मिनट का करके ब्रेक का समय निकालना शामिल था
  • Calendar टीम ने default मीटिंग अवधि 25 मिनट·50 मिनट कर दी, लेकिन असली मीटिंग्स अक्सर तब तक चलती रहीं जब तक अगला व्यक्ति दरवाज़ा नहीं खटखटाता था
  • NYC office की एक टीम ने हर घंटे के आख़िरी 10 मिनट के खाली स्लॉट को stand-up के लिए बुक करके मौजूदा मीटिंग्स को बाहर कर दिया, जिससे नीति और वास्तविक व्यवहार के बीच का अंतर साफ़ दिख गया

Larry Page की मीटिंग सुधार योजना और Calendar defaults

  • 2011 में Larry Page, Eric Schmidt की जगह Google के CEO बने, और उस समय Google तेज़ी से बढ़ते हुए 30,000 कर्मचारियों के संगठन तक पहुंच चुका था
  • संगठन के बड़े होने के साथ प्रोजेक्ट्स और ज़्यादा महत्वाकांक्षी और लंबी अवधि वाले हो गए थे, और असफलताएं भी ज़्यादा बड़ी महसूस होती थीं
  • Page के शुरुआती कदमों में से एक था उन प्रोजेक्ट्स को बंद करना जो tactical और strategic रूप से फिट नहीं बैठते थे, और कम चीज़ों पर ज़्यादा फोकस करना
    • इस सोच को “more wood behind fewer arrows” वाक्यांश में समेटा गया
    • उदाहरण के तौर पर Google Buzz को बंद कर Google+ पर फोकस करने की कोशिश की गई
  • इसके बाद Page ने कंपनी-भर के email के ज़रिए मीटिंग का तरीका बदलने की कोशिश की
    • हर मीटिंग में एक decision-maker होना चाहिए
    • प्रतिभागियों की संख्या 10 से कम या बराबर होनी चाहिए
    • मीटिंग में आया व्यक्ति अपनी राय दे; अगर ऐसा नहीं है, तो उसके लिए शामिल होना ज़रूरी नहीं
    • 1 घंटे की मीटिंग सिर्फ़ 50 मिनट चले, ताकि लोग washroom जा सकें या थोड़ा ब्रेक ले सकें
  • बाद में कुछ भाषा को नरम करके इसे “decision-centered meetings” के गुणों के रूप में पेश किया गया, लेकिन यह असहजता बनी रही कि हर मीटिंग decision लेने के लिए नहीं होती
  • Q&A में किसी ने पूछा कि क्या Google Calendar की default मीटिंग अवधि 30 मिनट·60 मिनट की जगह 25 मिनट·50 मिनट कर देनी चाहिए, और Page ने “yes” कहा
  • Calendar टीम ने यह बदलाव लागू कर दिया, लेकिन व्यवहार में 2:50 पर खत्म होनी चाहिए मीटिंग अक्सर खत्म नहीं होती थी और अगली मीटिंग के लोग दरवाज़ा खटखटाने तक चलती रहती थी

NYC टीम जिसने आख़िरी 10 मिनट का स्लॉट बुक किया

  • NYC office की एक टीम ने पाया कि उनका stand-up लगभग 10 मिनट में खत्म हो जाता है
  • 50 मिनट की मीटिंग default बनने के बाद मीटिंग रूम calendar में हर घंटे के आख़िरी 10 मिनट अक्सर खाली दिखते थे
  • इस टीम ने 30 मिनट वाली मीटिंग्स से प्रतिस्पर्धा करने के बजाय, मीटिंग रूम calendar में बचे हुए 10 मिनट के खाली स्लॉट्स में अपना stand-up बुक करना शुरू कर दिया
  • वास्तव में, 2:50 पर एक व्यक्ति ने मीटिंग रूम का दरवाज़ा खटखटाकर कहा, “मैंने यह कमरा बुक किया है”
    • अंदर मौजूद व्यक्ति ने जवाब दिया, “नहीं, अभी 2:50 है”
    • बाहर खड़े व्यक्ति ने कहा कि मीटिंग रूम calendar फिर से देखें; मौजूदा मीटिंग 50 मिनट के लिए बुक है, और उन्होंने आख़िरी 10 मिनट stand-up के लिए बुक किए हैं
    • अंत में अंदर बैठे लोगों को मीटिंग रूम छोड़ना पड़ा
  • यह तरीका Calendar में दिख रही बुकिंग को शब्दशः मानने वाला malicious compliance था, जहां “यह सिर्फ़ default है, असल में हम 1 घंटा इस्तेमाल करने वाले थे” जैसी अपेक्षा और “अभी के बुक किए हुए उपयोगकर्ता हम हैं” जैसी calendar की सच्चाई टकरा गई
  • इस टीम ने ऐसा दो बार किया, और यह पुष्टि नहीं हो सकी कि वह कौन-सी टीम थी या उसकी प्रेरणा क्या थी

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2 टिप्पणियां

 
roxie 2025-05-21

दुर्भावनापूर्ण अनुपालन? यह तो बहुत शानदार रणनीति है।
 
GN⁺ 2025-05-16
Hacker News की रायें

  • U of M में इस समस्या को ऐसे हल किया गया कि classes आधिकारिक तौर पर घोषित समय से 10 मिनट देर से शुरू होती थीं
    उदाहरण के लिए 10–11 बजे की class असल में 10:10–11 बजे चलती थी, और 10:10 से पहले कोई नहीं आता था
    तकनीकी रूप से यह वही बात है, लेकिन पूरे घंटे पर काफी मजबूत anchoring effect होता है; इसलिए 10:51 पर meeting room में रुके रहने की तुलना में 11:01 पर रुके रहना कहीं ज्यादा देर जैसा लगता है

    • Finland की universities और दूसरी European universities में भी academic quarter नाम की परंपरा है, जिसमें 10 बजे के लिए तय schedule असल में 10:15 पर शुरू होता था
      मेरी याद में, अगर 10:00 जैसा बिल्कुल सटीक समय लिखा हो तो उसका मतलब होता था कि सच में उसी समय शुरू होगा
      मैंने सुना था कि इसकी शुरुआत उस दौर से हुई जब लोगों के लिए सही समय आसानी से जानना संभव नहीं था; घंटे की घंटी सुनकर students को lecture hall तक चलकर जाने का समय दिया जाता था
    • Michigan State में Wade Ramey नाम के एक math professor class शुरू होने के बाद दरवाजा lock कर देते थे, ताकि देर से आने वाले अंदर न आ सकें
      homework अनिवार्य रूप से stapler से लगाकर submit करना होता था, और assignments में negative marks भी मिलते थे
      proof के step में अगर आप “X कैसे करना है पता नहीं” लिखते तो 0 marks मिलते, लेकिन गलत चीज लिखने पर उस हिस्से के लिए marks काटे जाते थे
      फिर भी वे अच्छे professor थे और class भी मजेदार होती थी
    • Germany और दूसरे देशों में एक समय 15 मिनट देर से शुरू करना academia का standard था, और timetable में इसे c.t. से दिखाया जाता था। इसका मतलब “cum tempore” है
      जब मैं पढ़ रहा था, तब तक यह ज्यादातर खत्म हो चुका था, और कभी-कभी start time को “sine tempore” के तौर पर साफ लिखा जाता था
    • इसे https://en.wikipedia.org/wiki/Academic_quarter_(class_timing... कहा जाता है। आमतौर पर यह 15 मिनट होता है
    • कई बड़ी tech companies में भी यह तरीका तेजी से standard बन रहा है
      internal calendar tool default रूप से meetings को पूरे घंटे/30 मिनट से 5 मिनट देर से शुरू और पूरे घंटे/30 मिनट पर खत्म होने के लिए schedule करता है; जरूरत हो तो इसे बदला जा सकता है
      meeting venue तक teleport तो नहीं किया जा सकता, इसलिए यह स्वाभाविक है, और ऐसी company में काम करें तो यह 100% आभारी होने लायक policy है। पूरे दिन back-to-back meetings में लगे seniors को bathroom जाने का समय भी मिल जाता है
      अगर आपकी company अभी ऐसा नहीं कर रही है तो इसे अपनाने लायक है, और अगर आप senior हैं तो इसे लागू कराने पर जोर देना अच्छा होगा। कई calendar tools में default meeting buffer का option होता है, बस उसे enable करना होता है

  • यह “malicious compliance” से ज्यादा सख्त enforcement जैसा है
    असली malicious compliance होता तो वही team उसी room में लगातार 50 मिनट की meeting और 10 मिनट की meeting book करती

    • यह clickbait keyword जैसा है। अगर सारी कहानियां इतनी सीधी-सादी हों तो genre ही नहीं बनेगा
      उल्टा, company ने meeting room capacity optimize करके पैसे बचाए, और CEO द्वारा चाहा गया break time भी enforce हो गया
      सिर्फ वही team “malicious” थी जिसने 50 मिनट पर निकलने का विरोध किया, और वे comply भी नहीं कर रहे थे
    • इसे भी सख्ती कहना मुश्किल है; वे company में अकेले समझदार लोग लगते हैं
      सबसे ज्यादा गलती Page की लगती है: देखने में उन्होंने अच्छा और progressive फैसला लिया, लेकिन समस्या यह थी कि उनके अधीनस्थ ऊपर से आई मूर्खतापूर्ण दखलंदाजी का विरोध नहीं कर सकते थे या खराब policy को ignore नहीं कर सकते थे
      दूसरे नंबर पर गलती कहानी के लोगों की है—यानी वे लोग जो meeting के 50 मिनट पूरे होने के बाद unreserved time में room इस्तेमाल करते रहे
      यह स्वाभाविक बात है। असल में ऐसा हमेशा होता है, और 2 घंटे book करने पर भी ऐसा ही होता। लेकिन मुख्य बात यह है कि वे एक booked room में थे, और वह booking उनकी नहीं थी
    • मेरी भी यही सोच थी। मुझे लगा था अंत में malicious compliance यह होगा कि 50 मिनट book करने के बाद extra 10 मिनट भी book कर लिए जाएंगे
      unreserved slot इस्तेमाल करना तो बस meeting book करने जैसा ही है

  • मेरे Scoutmaster की एक theory थी। अलग-अलग लोगों के लिए “9:30” का मतलब अलग होता है—किसी के लिए 9:25, किसी के लिए 9:45—लेकिन 9:32 सिर्फ एक ही होता है
    इसलिए वे कहते थे कि आज 6:07 पर इकट्ठा होंगे, इस तरह के अजीब समय इस्तेमाल करते थे

    • Saratoga, CA भी कुछ वैसा ही तरीका अपनाता है
      Bicknell Road और Pollard Road के बीच Quito Road के घुमावदार हिस्से की speed limit 25 mph है, लेकिन ज्यादा तीखे turns पर drivers का ध्यान खींचने और speed कम कराने के लिए 17, 19, 21, 22 mph जैसे नंबरों वाले advisory speed signs लगाए गए हैं
    • शुरू में मुझे लगा यह मेरे Scoutmaster की बात है। आखिर में details अलग निकलीं, लेकिन
      camping trip का estimated arrival time हमेशा 9:59am जैसा होता था, और तब लोग 9 बजे के कुछ मिनटों में या ज्यादा से ज्यादा 10:10 तक आ जाते थे
      अगर estimated arrival time 10:00 होता, तो लोग उसे 10 बजे के आसपास की range समझते और 10:45 पर पहुंचते
    • अजीब समय उस autopilot आदत को तोड़ देता है जिसमें लोग मोटे तौर पर round off करके देर से पहुंचते हैं

  • अगर मैं उस कमरे में होता तो उल्टा राहत महसूस करता
    बड़ी कंपनियों की meetings अक्सर तब तक खिंचती रहती थीं जब तक दरवाज़ा खटखटाने जैसा कोई जबरन खत्म कराने वाला factor न हो

    • एक startup में meetings दम घोंटने जैसी थीं
      मुझे code लिखना था, लेकिन marketing और sales वाले लोगों के पास बेचने के लिए product भी नहीं था, फिर भी वे बिना खास मतलब की बातें लंबी खींचते थे, जिससे हफ्ते के आधे workdays मैं कई-कई घंटे की meetings में फंसा रहता था
      एक दिन lunch के बाद colleagues के साथ लौटते हुए हम एक घड़ी की दुकान के पास से गुज़रे, अंदर गए और बहुत महंगी न होने वाली cuckoo clock खरीदी, फिर उसे इकलौते बड़े meeting room की दीवार पर टांग दिया
      वह हर 15 मिनट में भनभनाती थी, और ठीक घंटे से पहले टिक-टिक करती, फिर जितनी बार ज़रूरी होता उतनी बार CUCKOO, CUCKOO बोलती थी। marketing और sales वालों को यह सच में बहुत नापसंद था, लेकिन meetings छोटी और कम हो गईं
      CEO को वह घड़ी बहुत पसंद थी, और अगर मैं उसमें चाबी भरना भूल जाता तो CEO या manager खुद भर देते थे
    • कुछ साल पहले से मुझे समझ आया कि 45 मिनट से लंबी meetings में focus टूट जाता है
      इसलिए जब भी मैं meeting चलाता था, हमेशा 45 मिनट की time limit रखता था। लोगों ने इसे सराहा या नापसंद किया, पता नहीं, लेकिन मेरे लिए यह असरदार था
      अब मैं 100% remote work करता हूं, इसलिए meeting के जो हिस्से मुझसे जुड़े नहीं होते उन्हें मानसिक रूप से ignore कर सकता हूं, और उस समय HN comments लिखने की flexibility मिल जाती है
    • लेख में meeting room में आए लोगों को villain जैसा दिखाया गया, लेकिन मुझे उनसे ज़्यादा सहानुभूति हुई
      मैंने बहुत छोटी meetings की तुलना में ज़रूरत से ज़्यादा खिंची हुई 1 घंटे की meetings कहीं ज्यादा झेली हैं
      जिस संगठन में meetings बहुत होती हैं, वहां अगर meeting lead करने वाला व्यक्ति समय खत्म होने तक या उससे भी आगे खींचता है, तो यह सच में चिढ़ाने वाला होता है
      वे कुछ मिनट शायद ही कभी इतना मूल्यवान नतीजा देते हैं कि अगली meeting के लिए भागना पड़े, या और देर हो जाए बनाम toilet/पानी/snack का समय निकालना पड़े—इस दबाव की भरपाई हो सके
    • मेरा सुझाव है कि agenda रखा जाए, agenda को सख्ती से follow करने का rule बनाया जाए, और एक-दूसरे को वह rule निभाने में मदद की जाए
      agenda खत्म तो meeting खत्म
    • कुछ जगहों पर काम करते समय, कोई 70–80 मिनट के आसपास हिम्मत करके उठता, meeting room से बाहर निकलता और break force कर देता था
      मतलब, अगर वैसे भी यहां फंसे रहना है तो toilet भी हो आएं और coffee भी और ले आएं
      आम तौर पर तब तक बंद कमरे और लंबी meeting की वजह से लोग वही बातें दोहराने लगते थे
      जैसे ही कोई उठकर दरवाज़ा खोलता और शरीर हिलाता-डुलाता, और एक-दो groups side conversations करने लगते, तो बाकी meeting आम तौर पर जल्दी खत्म हो जाती थी

  • “50 मिनट की meeting हमेशा 1 घंटे तक बढ़ जाती है” समस्या का समाधान यह है कि 9:10am जैसे समय पर शुरू किया जाए और 10am पर साफ psychological endpoint रखा जाए
    अगर 9 बजे schedule करोगे तो जाहिर है कोई भी 9:50am पर नहीं रुकेगा

    • कुछ लोग समय पर आते हैं, कुछ देर से। यह culture difference जैसा दिखता है और लोग एक-दूसरे को समझ नहीं पाते
      कहा गया कि “जाहिर है कोई भी 9:50am पर नहीं रुकता”, लेकिन मैं बिल्कुल ऐसा ही करूंगा
    • अफसोस, यह समाधान नहीं है
      जैसा लेख ने सही पकड़ा, meetings दीवार घड़ी से बेपरवाह तब तक चलती रहती हैं जब तक अगले लोग आकर आपको बाहर न कर दें। यह office building का universal law है
    • “9:10am पर शुरू करने से 10am का साफ mental endpoint बनता है” वाला समाधान दुर्भाग्य से अच्छी तरह काम नहीं करता
      9:00 पर scheduled meeting असल में 9:10 पर ही शुरू होती देखी है, कई बार
      अगर 9:10 पर schedule करते, तो शायद 9:20 पर ही शुरू होती
    • U of M classes में यह लगभग convention था और बहुत अच्छा था
      हालांकि लगता है 2018 में उन्होंने वह practice खत्म कर दी
      https://record.umich.edu/articles/university-updating-start-...
    • हमारी team ने मिलकर तय किया कि सारी meetings 5 मिनट देर से शुरू होंगी और 30-मिनट की boundary पर खत्म होंगी। यानी 50 मिनट की जगह 55 मिनट की meetings
      adjacent teams 30-मिनट की boundary पर दरवाज़ा खटखटा देती हैं, इसलिए यह आसानी से enforce हो जाता है। उन्हें दोष देना या उनसे चिढ़ना भी नहीं बनता

  • इस मामले में मैं Larry से सहमत हूं
    किसी को meeting चलानी ही होती है, और तय समय के भीतर expected outcome, जैसे कोई decision, आना चाहिए
    अगर 45 मिनट बीत गए और हम answer के करीब नहीं पहुंचे, तो लगता है जांच-पड़ताल के tasks assign करके फिर से मिलना सही होगा
    इस context में malicious compliance अच्छी बात है, क्योंकि यह ऐसा माहौल बनाता है जहां meeting खत्म होने पर सब toilet जा सकें

    • “कुछ खास लोग किसी खास समय तक साथ बैठकर कोई ऐसा काम करते हैं जिसमें कोई खास decision नहीं लिया जाता” के अर्थ वाला कोई शब्द भी चाहिए, और ऐसे कामों के लिए भी time और space allocate कर पाना चाहिए
      उदाहरण के लिए classes, briefings, typical all-hands meetings, standups, lunch seminars
      अगर आपने ऐसा standup नहीं देखा जो 45 सेकंड में खत्म हो जाए क्योंकि सबने “कोई blocker नहीं, कोई request नहीं” report किया, तो standup में बहुत ज्यादा लोग हैं या organization पर जरूरत से ज्यादा pressure है
    • जिन meetings का कोई पहचानने योग्य outcome नहीं होता, वे ज्यादातर बेमतलब लगती हैं
      ज़रूरी नहीं कि वह कोई concrete decision ही हो, लेकिन ठोस outcome होना चाहिए। “students ने technology X सीखी” एक ठोस outcome है
      10 attendees में से 2 लोग 30 मिनट तक बोलें और कुछ भी record न हो, यह वैसा नहीं है
      अजीब तरह से, recording या documentation से बचने के cases ज्यादा दिखते हैं, और मुझे यह बिल्कुल अच्छा flow नहीं लगता
    • हर meeting decision लेने के लिए नहीं होती
      कुछ meetings बस किसी topic पर चर्चा करने की जगह होती हैं ताकि सभी की समझ समान हो जाए
    • toilet break जैसी बुनियादी मानवीय जरूरतों के लिए policy intervention की जरूरत पड़ती है, यह थोड़ा दुखद है

  • घोषित policy को “सिर्फ कागज़” समझकर ignore किया जाना मुझे पसंद नहीं, इसलिए ऐसे लोग मेरे hero हैं
    अगर बात temporary या transition phase की हो तो समझ आता है। ऐसा हो सकता है
    लेकिन अगर rule लंबे समय से मौजूद है और उसे ignore करना practically standard बन गया है, तो rule बदलना चाहिए या उसे follow करना शुरू करना चाहिए

    • civics की एक पुरानी कहावत है। तिरस्कृत कानून सभी कानूनों के प्रति तिरस्कार पैदा करता है
      जब लोग बकवास के आदी हो जाते हैं, तो सब कुछ बकवास बन जाता है
      ऐसे rules हटाए नहीं जाते क्योंकि किसी की भावनाएं आहत हो सकती हैं। लेकिन हमारी भावनाएं भी तो लगातार आहत होती हैं, इसलिए आखिर में सवाल यही है कि किसकी भावनाओं की परवाह की जा रही है

  • 90s के आखिर में जहां मैं काम करता था, वहां एक manager थीं जिनकी meeting schedule होते ही उल्टा राहत मिलती थी
    वह meetings 50 मिनट की रखती थीं, और चाहे कुछ भी हो, ठीक 50 मिनट पर खत्म करके उठतीं और कमरे से बाहर चली जाती थीं
    एक बार मैंने देखा कि उनसे ऊंचे पद का एक executive लंबी-चौड़ी बातों में लगा था, फिर भी उन्होंने विनम्र लेकिन दृढ़ता से कहा कि time खत्म हो गया है, फिर अपना folio बंद किया जिसे वे हमेशा meeting में लाती थीं, और कमरे से बाहर चली गईं

    • ऐसी रीढ़ वाली manager मैंने लंबे समय तक नहीं देखी

  • “मीटिंग में मौजूद हर व्यक्ति को अपनी राय देनी चाहिए, वरना उसे मीटिंग में नहीं होना चाहिए” वाला नियम कुछ कंपनियों में, जहाँ मैंने काम किया, सिस्टम को ठीक करने, refactoring करने और maintenance के लिए बचा आखिरी खाली समय भी खत्म कर देता
    असल में, refactoring करने के लिए मैंने अपने manager से कहा था कि मुझे हर महीने होने वाली 2 घंटे की, 50+ लोगों वाली recurring meeting में जोड़ दें
    यह भी एक तरह का malicious compliance हो सकता है

    • मेरे हिसाब से बेहतर नियम यह है कि लोगों को उन meetings से खुद बाहर निकलने का अधिकार दिया जाए जिनकी उन्हें जरूरत नहीं है
      “शायद जरूरत पड़ जाए” के नाम पर किसी को भी invite कर देना उन ज्यादातर बड़ी कंपनियों में सचमुच समस्या थी जहाँ मैंने काम किया या collaborate किया
    • दूसरे developers को भी साथ लेकर 2 घंटे का dev sync schedule कर दो, और फिर बस मिलो ही मत
    • यह बात मुझे बिल्कुल समझ नहीं आती। सीधे meeting छोड़कर उस समय refactoring कर सकते हैं, ऐसा नहीं है क्या
      अगर दूसरों को आपका समय हड़पने से रोकने के लिए आपको meeting का बहाना चाहिए, तो नई नौकरी ढूँढने का समय है। यह सचमुच बहुत गंभीर dysfunctional स्थिति है

  • शायद वजह यह रही हो कि offices अलग थे, लेकिन 25-मिनट·50-मिनट meetings काफी आम थीं और अगर किसी ने room reserve कर रखा होता तो उसे 100% respect किया जाता था
    इसे कोई बहुत बारीकी वाली चीज नहीं, बल्कि meeting calendar की commitment निभाने की basic courtesy माना जाता था