बैठकें ठीक समय पर नहीं, बल्कि 5 मिनट बाद शुरू करें

• Google में Engineering Manager के रूप में काम करने वाले लेखक ने अपनी टीम में सभी बैठकों को ठीक समय पर शुरू करने के बजाय 5 मिनट देर से शुरू करने का तरीका अपनाया है
• बैठकों को ठीक समय के बजाय 5 मिनट बाद (:05, :35) शुरू करने की आदत, लगातार होने वाली बैठकों से होने वाली थकान कम करने में अधिक प्रभावी है
• अगली बैठक के लिए 5 मिनट पहले खत्म करने की कोशिश करने से बेहतर, जब आधिकारिक समाप्ति समय ठीक समय पर हो, तो ठीक समय से आगे न बढ़ने का सामाजिक दबाव स्वाभाविक रूप से काम करता है
• छोटा ब्रेक प्रतिभागियों की एकाग्रता और सहजता बढ़ाता है, और वास्तव में लोग नए शुरूआती समय के अनुसार अच्छी तरह पहुँचते हैं
• यह तरीका पूरे संगठन में स्वाभाविक रूप से फैल गया है, और चूँकि यह कोई मजबूर नियम नहीं है, इसलिए अधिक टिकाऊ है
• छोटी आदत में बदलाव से टीम की दक्षता और माहौल बेहतर हो सकता है

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बैठकों को 5 मिनट देर से शुरू करने का प्रयोग

• Google में Engineering Manager के रूप में काम करने वाले लेखक ने अपनी टीम में सभी बैठकों को निर्धारित समय से 5 मिनट बाद शुरू करने का तरीका अपनाया है
  • उदाहरण: 1 बजे की बैठक 1:05 पर, और 1:30 की बैठक 1:35 पर शुरू होती है
• यह तरीका बैठकों को 5 मिनट पहले खत्म करने की कोशिश से अधिक प्रभावी है
  • अक्सर बैठकें समय पर खत्म नहीं होतीं, जिससे अगली बैठक पर असर पड़ता है
  • इसके उलट, शुरूआती समय देर से रखने पर स्वाभाविक रूप से एक छोटा ब्रेक मिल जाता है

सामाजिक दबाव और समय प्रबंधन का असर

• इस बात का सामाजिक दबाव मौजूद रहता है कि बैठक ठीक समय पर (या 30 मिनट के स्लॉट पर) खत्म होनी चाहिए
  • इससे बैठक अगली बैठक के शुरू होने के समय में दखल नहीं देती
• इसी दबाव की वजह से छोटा ब्रेक सुनिश्चित होता है, और प्रतिभागी अगली बैठक में अधिक आराम से शामिल हो पाते हैं

प्रतिभागियों की प्रतिक्रिया और वास्तविक बदलाव

• प्रतिभागी नए शेड्यूल का सम्मान करते हैं और समय पर पहुँचते हैं
  • आशंका के विपरीत, लोग 1:07 जैसी और भी देर से लगभग कभी नहीं पहुँचते
• बैठक की शुरुआत भले देर से होती है, लेकिन वास्तव में पहले भी बैठकें ठीक समय पर शुरू नहीं होती थीं, इसलिए व्यावहारिक रूप से समय का नुकसान लगभग नहीं होता

संगठन में फैलाव और स्वायत्तता

• यह तरीका पूरे संगठन में स्वेच्छा से फैल गया
  • यह किसी खास टीम का नियम नहीं, बल्कि स्वाभाविक रूप से बनी एक प्रथा है
• चूँकि यह कोई मजबूर नियम नहीं है, इसलिए हर कोई अपनी समय-सारिणी के अनुसार इसे लचीले ढंग से अपना सकता है
  • सहकर्मियों की अगली बैठक का समय निश्चित न होने के कारण, अधिकांश बैठकें ठीक समय पर समाप्त हो जाती हैं

निष्कर्ष: छोटी आदत का महत्व

• अच्छे कोड की तरह, अच्छी टीम भी बारीकियों से बनती है
• लगातार बैठकों के बीच 5 मिनट का छोटा विराम देने वाला यह सरल बदलाव दिन की गुणवत्ता बेहतर बना सकता है
• "इसे खुद आज़माएँ, तो आपको महसूस होगा कि आपका दिन बेहतर हो जाता है"

[roxie]

यह एक दिलचस्प और काफ़ी रचनात्मक तरीका है।

[kimjoin2]

मुझे अच्छा लगता है

[GN⁺]

Hacker News की राय

• महामारी के दौरान, हमारी कंपनी में ‘मीटिंग ठीक समय पर नहीं, 5 मिनट बाद शुरू’ करने का प्रयोग किया गया था।
  डेटा विश्लेषण में पता चला कि शुरुआत में मीटिंग समय पर खत्म होती थीं, लेकिन कुछ हफ्तों बाद फिर देर से खत्म होने लगीं।
  Manager लोग समय पर निकल जाते थे, लेकिन IC (Individual Contributor) अक्सर रुककर मीटिंग को आगे बढ़ाते थे।
  सर्वे में भी managers ने इस तरीके को पसंद किया, लेकिन ICs की प्रतिक्रिया नकारात्मक थी।
  आखिरकार वजह यह थी कि बहुत व्यस्त schedule वाले managers थोड़े से break time चाहते थे, और अंत में हम फिर पुराने तरीके पर लौट आए।

  • मेरा अनुभव भी ऐसा ही रहा है। मीटिंग समय पर खत्म हुई या नहीं, यह खास मायने नहीं रखता था।
    ICs का detail discussion जारी रखना मुझे तो अच्छे collaboration का संकेत लगता है।
    मैं manager के रूप में पूछता था, “क्या मुझे रुकना चाहिए?” और ज़्यादातर जवाब “नहीं” होता था।
    आखिर में यह दो अलग-अलग मीटिंग्स के लगातार होने जैसा बन जाता है, और असली समस्या calendar structure में है।
  • ICs का रुककर detail topics में गहराई से जाना बहुत स्वाभाविक है।
    डेटा में जो दिखा, वह असल में ‘मीटिंग के बाद hallway conversation’ जैसा ही था।
  • Google में काम करते समय, कुछ senior managers चाहते थे कि सिर्फ वे जिन मीटिंग्स में हों, वे 5 मिनट देर से शुरू हों।
    जो लोग पूरा दिन सिर्फ मीटिंग्स में बिताते हैं, उनके लिए यह एक उचित personal buffer policy लगती है।
    दूसरी तरफ, कुछ managers हर बार बस 5 मिनट देर से आते थे, और वह काफ़ी झुंझलाने वाला था।
  • यह विषय Paul Graham के लेख Maker’s Schedule, Manager’s Schedule की याद दिलाता है।
    schedule density का अंतर ऐसी पसंदों को जन्म देता है, यह दिलचस्प है।
  • अगर कोई पूछे कि IC क्या है, तो इसका मतलब Individual Contributor है, यानी management role में नहीं बल्कि hands-on काम करने वाला engineer।

• मेरा मानना है कि “मीटिंग समय पर शुरू होनी चाहिए।”
  लोग अंततः सीख जाते हैं और समय पर आने लगते हैं।
  मनोवैज्ञानिक तरीके से adjustment करने की कोशिश सिर्फ time game पैदा करती है।

  • लेकिन leadership पूरे दिन मीटिंग्स में फँसी रहती है, इसलिए 5 मिनट की देरी ‘सीखने’ का नहीं बल्कि priority का मुद्दा है।
    उसे सुधारने की कोशिश करना वास्तविकता को नज़रअंदाज़ करना है।
  • 90 के दशक की शुरुआत में, एक नए विभागाध्यक्ष ने kitchen timer लाकर मीटिंग्स को 22 मिनट तक सीमित कर दिया था।
    शुरू में अराजक लगा, लेकिन जल्दी ही छोटी और productive मीटिंग्स की संस्कृति बन गई।
    30 साल बाद भी मुझे लगता है कि वह तरीका आज भी कारगर है।
  • समस्या यह है कि अगर मुख्य participants देर से आएँ, तो मीटिंग शुरू ही नहीं हो सकती।
    इसी वजह से सबके देर से आने की संस्कृति बन जाती है।
    एक बार किसी SVP ने मीटिंग समय पर शुरू कर दी, और मैं 49 सेकंड देर से पहुँचा तो शुरुआती बात मिस कर चुका था।
  • हमारी टीम ने मीटिंग 5 मिनट पहले खत्म करने का नियम बनाया था।
    दूसरी तरफ, दूसरी टीम में 5 मिनट देर से शुरू करने की आदत थी, और उसका नतीजा उल्टा सबको देर से कराने में निकला।
    अंत में “समय पर शुरू करो और समय पर खत्म करो” वाली संस्कृति कहीं ज़्यादा प्रभावी थी।
  • कुछ लोग अपने अनुभव को सामान्य नियम बनाकर सब पर लागू करना चाहते हैं, लेकिन उससे हमेशा positive result नहीं मिलता।

• कई बार कोशिश की, लेकिन ‘5 मिनट देर से शुरू’ करने में calendar UX समस्या है।
  ज़्यादातर calendar apps में मीटिंग विज़ुअली घंटे के ठीक समय पर दिखती है, इसलिए भ्रम पैदा होता है।
  आधे लोग समय पर आ जाते हैं, आधे 5 मिनट बाद आते हैं, और बीच में बेकार इंतज़ार का समय बनता है।
  अंत में कुछ लोग कॉफ़ी लेने चले जाते हैं, कुछ गपशप में लग जाते हैं, और फिर 5 मिनट बाद की शुरुआत भी मिस हो जाती है।

  • इसका समाधान यह है कि मीटिंग को calendar में समय पर schedule किया जाए, लेकिन असली शुरुआत 5 मिनट बाद हो — यानी organization-wide policy के रूप में।
    यूरोपीय अकादमिक जगत में ऐसा विचार बहुत पहले से है — Academic Quarter

• हमारी कंपनी भी 5 मिनट देर से शुरू करती है, और अंत में मीटिंग 5 मिनट देर से ही खत्म होती है।

  • असली समस्या back-to-back meetings है।
    मीटिंग्स का हमेशा पूरे allotted time तक खिंच जाना संगठन की एक तरह की smell है।
    अगर meeting culture अच्छी हो, तो मीटिंग्स अक्सर पहले खत्म होनी चाहिए।
  • यह तरीका शुरुआत में नया लगता है, लेकिन जल्दी ही adaptation effect की वजह से सब फिर वहीं पहुँच जाते हैं।
  • अच्छा हो अगर meeting software समय पूरा होते ही सबको अपने-आप बाहर निकाल दे।
  • लेकिन अगर सब लोग यही तरीका अपनाएँ, तो इसका मतलब ही खत्म हो जाता है।
    5 मिनट देर से शुरू करके 5 मिनट पहले खत्म न किया जाए, तो आखिरकार 10 मिनट का drift हो जाता है।
  • अंत में लोग 5 मिनट देर से आना सामान्य मान लेते हैं, और मीटिंग 10 मिनट देर से शुरू होकर 10 मिनट देर से खत्म होती है।

• मैं चाहता हूँ कि Microsoft Teams मीटिंग का cost counter दिखाए।
  अगर participants की संख्या और average salary को गुणा करके प्रति सेकंड बढ़ती लागत दिखाई जाए, तो शायद मीटिंग्स कम हों।

  • लेकिन IC के individual work time cost को भी ध्यान में रखना चाहिए।
    मीटिंग पैसे की बर्बादी लग सकती है, लेकिन मीटिंग न होने पर लोग गलत दिशा में भी जा सकते हैं।
    आखिरकार असली बात मीटिंग्स की सही मात्रा और efficiency ढूँढने की है।
  • मेरे एक दोस्त ने ऐसा feature देने वाली एक site सच में बनाई थी — howmuch.poiesic.com
  • Microsoft के पास Viva Insights नाम का paid tool है, और MS Graph Data Connect से इसे खुद भी बनाया जा सकता है।
    लेकिन उसमें भी आखिर खर्च लगता है।
  • मैंने पहले ऐसा system इस्तेमाल किया है, लेकिन उसका कोई असर नहीं हुआ।
    लोग जल्दी ही “कंपनी चलाने में वैसे भी बहुत पैसा लगता है” सोचकर सुन्न हो जाते हैं।
    आखिरकार मीटिंग decision लेने के लिए होने वाली बातचीत की जगह है, इसलिए सिर्फ cost awareness से बदलाव नहीं आता।

• मेरे अनुभव में मीटिंग discipline कमज़ोर था, लेकिन एक ही चीज़ असरदार रही: समय पर शुरू करो और समय पर खत्म करो।
  जो लोग देर से आएँ, वे recording या notes देख लें।
  Steve Jobs ने Lucasfilm के साथ negotiation में इसी तरह सामने वाले पर बढ़त बनाई थी, ऐसी एक कहानी भी है।

  • हालांकि back-to-back meetings हों, तो 5 मिनट का gap चाहिए।
    आना-जाना या washroom जैसी physical buffer time वास्तविक रूप से ज़रूरी होती है।

• मुझे लगता है कि सबसे अच्छा समाधान बस समय का पालन करने वाली संस्कृति है।

  • लेकिन अगर मीटिंग्स लगातार हों, जगह दूर हो, या शारीरिक break की ज़रूरत हो, तो व्यवहार में यह संभव नहीं होता।
    ऐसे में तो मानो खुद की cloning करनी पड़े।
  • आखिरकार लोगों से समय पर उपस्थित होने की अपेक्षा करनी ही चाहिए।
    नहीं तो 5 मिनट देर से शुरू करने पर 10 मिनट देर से आने की संस्कृति बन जाती है।

• एक engineering manager ने कहा था, “वैसे भी 1:55 पर खत्म करने की कोशिश करो, तो 2:00 तक चली ही जाती है,”
  और यह बस दूसरों के समय के प्रति सम्मान की कमी है।
  अगर सच में आप सहकर्मियों को break देना चाहते हैं, तो वह समय हर हाल में सुरक्षित रखना चाहिए।

• मेरे अनुभव में मीटिंग अच्छी तरह चलाने के लिए दो चीज़ें चाहिए:

  1. मीटिंग की अवधि को स्वाभाविक समय से थोड़ा छोटा रखना
  2. मीटिंग के भीतर time management को बहुत सख़्ती से चलाना
     यानी 60 मिनट की मीटिंग को सिर्फ 50 मिनट चलाना, और समय पर शुरू करके समय पर खत्म करना।
     शुरुआती कुछ मिनट अभिवादन और focus time के लिए, और आख़िरी 10 मिनट निष्कर्ष व wrap-up के लिए रखना।
     इससे आरामदायक meeting rhythm बनती है, और अगली मीटिंग में स्वाभाविक रूप से जाया जा सकता है।

• मैं विश्वविद्यालय में काम करता हूँ, और कक्षाओं की संरचना भी कुछ ऐसी ही है।
  50 मिनट की class के बाद 10 मिनट का transition time दिया जाता है।
  बड़ी committee meetings समय पर शुरू होती हैं, agenda के हिसाब से time slot तय होते हैं, और ज़रूरत पड़ने पर vote से extension दिया जाता है।
  लेकिन कंपनी की मीटिंग्स से अलग, यहाँ अगर boss देर से आए तो कई बार शुरुआत ही नहीं हो सकती।

  • इसकी वजह यह है कि मीटिंग का मकसद अक्सर boss को status report देना होता है।
    टीम तो मीटिंग के बिना भी काम कर सकती है, लेकिन boss को टीम की स्थिति जाननी होती है।