Amazon की डॉक्यूमेंट संस्कृति

• ज़्यादातर मीटिंग्स शांतिपूर्वक दस्तावेज़ पढ़ने से शुरू होती हैं

→ मीटिंग के अनुसार अलग होता है: 6-Pager, PR/FAQ, 1 पेज का आइडिया, किसी समस्या का समाधान खोजने वाला विवरण, चार्ट/ग्राफ/बुलेट आइटम्स वाले service review आदि

→ अगर दस्तावेज़ नहीं है, तो मीटिंग भी नहीं है

→ scheduling tool में दस्तावेज़ अपने-आप बनाने के लिए checkbox होता है

→ नई service/feature deployment आदि का catch-up करते समय, PM से पूछने के बजाय लोग दस्तावेज़ ढूँढते हैं

• दस्तावेज़ के format से ज़्यादा, उसका इस्तेमाल कैसे होता है यह दिलचस्प है

→ मीटिंग की शुरुआत 10 से 30 मिनट तक दस्तावेज़ पढ़ने से होती है

→ अगर सबसे लंबा 6-Pager दस्तावेज़ है, तो उसे पढ़ने और चर्चा के लिए पर्याप्त समय देने के हिसाब से scheduling की जाती है

→ मैंने ऐसी कंपनियों में काम किया है जहाँ बहुत दस्तावेज़ लिखे जाते थे, लेकिन ज़्यादातर लोग या तो उन्हें पढ़कर नहीं आते थे, या पढ़ भी लेते थे तो समय बीतने पर भूल जाते थे

• मीटिंग में पहले दस्तावेज़ पढ़ने के फायदे

→ मीटिंग से जुड़ी सारी जानकारी दस्तावेज़ में होती है

→ लोगों को दस्तावेज़ पढ़ने के लिए अलग से समय निकालने की ज़रूरत नहीं होती

→ दस्तावेज़ की सामग्री सभी के दिमाग में ताज़ा रहती है

• अमल में लाते समय मिले फायदे

→ presenter को लोगों के सामने presentation देने को लेकर घबराने की ज़रूरत नहीं होती

→ दस्तावेज़ लेखक के प्रति पूर्वाग्रह कम करने में मदद करते हैं

→ हर व्यक्ति इसे अपनी ही आवाज़ में पढ़ता है, इसलिए voice communication की रुकावटें खत्म हो जाती हैं (accent, vocal tic, handicaps)

→ मीटिंग की मुख्य बात समझते समय, "क्या मेरी screen दिख रही है?" जैसी बातें, background noise या call drop जैसी दिक्कतें नहीं होतीं

→ अभी से लेकर पुराने समय तक के अनगिनत दस्तावेज़ मौजूद हैं। EKS/Lambda के PR/FAQ भी देखे जा सकते हैं

→ मीटिंग के बाहर दस्तावेज़ की जानकारी बनाए रखने की ज़रूरत नहीं होती। feedback और discussion मीटिंग में ही होते हैं, और comments का जवाब asynchronously दिया जा सकता है। अगर और चर्चा चाहिए, तो दस्तावेज़ को संशोधित किया जाता है और नई मीटिंग schedule करके फिर से पढ़कर चर्चा की जाती है

→ अगर मीटिंग का समय थोड़ा overlap हो जाए, तो दस्तावेज़ पहले मिल जाने पर उसे पहले पढ़कर मीटिंग में 10~20 मिनट देर से पहुँचना भी ठीक है

→ घर पर दस्तावेज़ पढ़ना 10~20 मिनट तक exercise करने का अच्छा तरीका हो सकता है

• दस्तावेज़-आधारित मीटिंग्स की कुछ सीमाएँ हैं

→ अगर लिखना अच्छा न हो, तो आइडिया पहुँचाने में नुकसान हो सकता है (Amazon में दस्तावेज़ लेखन पर बहुत training होती है, फिर भी यह कठिन है)

→ अगर दस्तावेज़ नहीं है, तो मीटिंग भी नहीं है

→ दस्तावेज़ एक fair playing field बना सकते हैं, लेकिन वे entry barrier भी हैं। छोटे आइडिया/feature/iteration के मामले में भी पहले दस्तावेज़ चाहिए होता है.

→ भरपूर दस्तावेज़ समझने में मदद करते हैं, लेकिन किसी service की lineage को ट्रैक करना उलझनभरा भी हो सकता है

• Amazon इस दस्तावेज़-आधारित process की वजह से एक बहुत बेहतरीन remote work company बन सकता है। यह अलग-अलग time zone के कर्मचारियों को एक जैसा context देता है। मीटिंग की चर्चा तेज़ feedback loop संभव बनाती है, लेकिन अगर notes और questions दर्ज न किए जाएँ, तो asynchronous participation की संभावना सीमित हो जाती है

• Amazon बहुत सारे tools इस्तेमाल करता है, इसलिए दस्तावेज़ ढूँढना मुश्किल हो सकता है। Command E जैसे tools मददगार हैं.

[dlehals2]

कौन-सा दस्तावेज़ है, इसका एक सैंपल देखना अच्छा रहेगा।

[multimd]

यह बात पूरी तरह से relatable लगती है

खासकर

“ मैंने उन कंपनियों में काम किया है जो बहुत सारे दस्तावेज़ लिखती हैं, लेकिन ज़्यादातर लोग उन्हें पढ़कर आते ही नहीं थे, या पढ़ भी लिया तो समय बीतने के साथ भूल जाते थे ”

[parkto]

वाकई शानदार approach!! इसे व्यवस्थित करके साझा करने के लिए धन्यवाद!!!

[xguru]

• लिखना शुरू करने का समय https://hi.news.hada.io/topic?id=2504

"Amazon ने अपनी आंतरिक बैठकों में PowerPoint पर रोक लगा दी और इसके बजाय बैठक आयोजित करने वालों से कहा कि वे अच्छी तरह व्यवस्थित कई पन्नों का विवरण लिखें, फिर उसे सभी प्रतिभागियों में बाँटें। और जब तक सभी उसे पढ़ न लें, बैठक शुरू न की जाए।

यह लेख बताता है कि बैठकों के कई तरीकों में लिखना क्यों ज़रूरी है, और PowerPoint तथा इंजीनियरों के गोल घेरा बनाकर बैठकर बात करने वाला तरीका क्यों काम नहीं करता।"

• Command-E बीटा रिलीज़ https://hi.news.hada.io/topic?id=1857