अपने बॉस को सही context कैसे दें [अनुवादित लेख]
(blogbyash.com)कामकाजी communication में बॉस को बहुत ज़्यादा या बहुत कम context देने से भ्रम और समय की बर्बादी होती है। नीचे दिए गए 10 सिद्धांतों को ध्यान में रखें, तो आप किसी भी समय प्रभावी ढंग से ज़रूरी जानकारी दे सकते हैं.
-
प्रगति की स्थिति याद दिलाएँ
- शुरुआत ऐसे वाक्य से करें जो साफ़ बताए कि अब तक क्या किया गया है और काम कहाँ तक पहुँचा है।
- उदाहरण: “यह X ग्राहक के लिए अपडेट किया गया proposal है। इसमें feedback शामिल कर लिया गया है, और बदलावों का सार नीचे दिया है। इसे कल सुबह भेजने का प्लान है। कोई सवाल हो तो बताइए।”
-
ज़रूरत या अनुरोध को स्पष्ट रूप से लिखें
- सिर्फ़ जानकारी साझा न करें; यह भी साफ़ करें कि आप बॉस से क्या चाहते हैं और अगला कदम क्या है।
- उदाहरण: “कृपया नीचे दिया गया ad copy approve करें। approval मिलते ही इसे Facebook पर पोस्ट करके live कर देंगे।”
-
सिर्फ़ संदर्भ के लिए भेजे गए संदेश को FYI बताएं
- जानकारी साझा करने का उद्देश्य स्पष्ट रखने से भ्रम कम होता है।
- उदाहरण: “FYI. X case साझा कर रहा/रही हूँ।”
-
अनावश्यक रूप से बहुत ज़्यादा detail में जाने से बचें
- मुख्य संदेश पर फोकस रखें और केवल वही details शामिल करें जो सच में ज़रूरी हों।
- उदाहरण: “पहले cohort के लिए 6 हफ्ते तक भर्ती की गई, जबकि दूसरे के लिए सिर्फ़ 1 हफ्ते से थोड़ा ज़्यादा समय मिला। अगली बार इसके लिए और पर्याप्त समय रखना बेहतर होगा।”
-
स्थिति के अनुसार explanation का स्तर समायोजित करें
- अगर निर्णय महत्वपूर्ण है, तो ज़्यादा context दें; अगर निर्णय सरल या बार-बार होने वाला है, तो कम जानकारी भी काफ़ी है।
-
अपने criteria और assumptions साफ़ रखें
- अपने निर्णय के मानदंड या review process को संक्षेप में सामने रखें, ताकि तर्क में कोई खाली जगह न रहे।
- उदाहरण: “मैं इसे XYZ criteria के आधार पर recommend कर रहा/रही हूँ। कमी A है, लेकिन B की वजह से इसे manage किया जा सकता है। कई options की तुलना के बाद मुझे लगता है कि यह platform हमारी needs के लिए सबसे उपयुक्त है।”
-
सिर्फ़ न्यूनतम background information शामिल करें
- बेवजह लंबी कहानी या काम से असंबंधित background explanation को हटा दें।
-
मुख्य संदेश ऊपर रखें, background नीचे
- संरचना ऐसी हो कि मुख्य बात (request, सूचना आदि) सबसे पहले आए और उसके बाद आधार व विस्तृत context।
-
संक्षिप्त जवाब दें, फिर ज़रूरत पर विस्तार की पेशकश करें
- जितनी जानकारी ज़रूरी है उतनी ही दें, और यह भी बता दें कि आवश्यकता होने पर आप और विस्तार दे सकते हैं।
- उदाहरण: “अगर आपको और विस्तार चाहिए, तो मैं खास तौर पर (a) तेज़ optimization के तरीके, (b) लागत से जुड़े निर्णय का आधार, (c) जोखिम और management strategy के बारे में विस्तार से बता सकता/सकती हूँ।”
-
पहले से सोचें कि बॉस कौन से सवाल पूछ सकते हैं
- पिछले सवालों के पैटर्न और उनकी रुचियों के आधार पर, संभावित सवालों के जवाब पहले से तैयार रखें।
अभी कोई टिप्पणी नहीं है.