- 14 वर्षों से जारी single text file आधारित productivity सिस्टम में शेड्यूल, टूडू और मीटिंग रिकॉर्ड सबको एक ही जगह में मैनेज करने का तरीका
- हर रात अगले दिन की कैलेंडर सूची को टेक्स्ट फाइल के आख़िर में जोड़कर दिन की टूडू लिस्ट बनाई जाती है और पूरा होने के बाद तुरंत रिकॉर्ड रख दिया जाता है
- फाइल 51,690 लाइन से अधिक बढ़ चुकी है और इसे रिसर्च नोट्स, मीटिंग मिनट्स, परफॉर्मेंस ट्रैकिंग जैसे ऑफिस वर्कफ़्लो के पूरे हिस्ट्री के रूप में इस्तेमाल किया जाता है
- टैग (#idea, #annual आदि) और खोज सुविधा से idea, annual report आइटम, लेक्चर इम्प्रूवमेंट्स जैसे डेटा को जल्दी खोजा जा सकता है
- complex apps की जगह simple text file से work control और sustainability हासिल करने का उदाहरण
कॉलेज के समय से शुरू हुई simplified productivity system
- कई टूडू ऐप और ट्रैकर आज़माए, लेकिन शेड्यूल, नोट्स और ideas अलग-अलग systems में बिखरे होने से काम बहुत inefficient था
- आख़िर में सभी कामों को एक ही text file में रखने की शुरुआत की और यह तरीका 14 साल से चलता आ रहा है
- यह सिस्टम workload बढ़ने पर भी स्केल कर सकता है और अब यह core productivity tool बन चुका है
कैलेंडर से जुड़ा रोज़ का लिस्ट निर्माण
- एकमात्र external tool online calendar है, जहाँ time fixed हो या न हो, हर plan को schedule में डालते हैं
- हर रात अगले दिन का schedule और टूडू टेक्स्ट फाइल के अंत में जोड़कर अगले दिन की प्लानिंग साफ़ करते हैं
- schedule में meetings, errands, शोध से जुड़ा काम आदि शामिल होता है; अगर overload हो जाए तो कामों को किसी और तारीख पर शिफ्ट करते हैं या छोटे भागों में split करते हैं
- इससे अंदाज़ा हो जाता है कि एक दिन में कितना काम वास्तविक रूप से handle किया जा सकता है
रिकॉर्ड के तौर पर काम करने की क्षमता
- दिन की टूडू सूची तुरंत ही execution record बन जाती है, जिससे पता चलता है कि कब क्या किया गया
- वर्तमान फाइल में नौकरी शुरू करने के 9 साल पुराने records शामिल हैं और इसमें 51,690 लाइनें हैं
- प्रोफेसर के तौर पर सभी activities, meetings और ideas इसी एक फाइल में जमा हैं
- उदाहरण में एक दिन की meetings, student counselling, paper review और research ideas का detailed log दिखता है
खोज और टैग से scalability
- consistent writing rules और shortcuts से खोज की efficiency बढ़ाई जाती है
- जैसे, “meet with” खोजने पर 3,000 से अधिक मीटिंग रिकॉर्ड मिलते हैं
- #idea, #annual, #nextui जैसे टैग से ideas, annual reporting और lecture सुधार आइटम classify होते हैं
- text file की flexibility और accessibility high होने से किसी भी दिन की progress तुरंत समझ में आ जाती है
- Ultraedit editor use किया जाता है, लेकिन यही functionality अन्य editors में भी possible है
ईमेल मैनेजमेंट और daily routine
- ईमेल को Red/Orange/Yellow flags से अलग करते हैं
- Red: तुरंत action चाहिए, Orange: बाद में करना, Yellow: reply इंतज़ार में
- दिन के अंत में Orange और Yellow mails देखकर decide करते हैं कि follow-up चाहिए या नहीं
- inbox खाली करने की बजाय priority-based management पर focus करते हैं
- daily routine इस क्रम में है
- पिछले दिन बनाई गई टूडू सूची देखना
- schedule execute करना और free time में अतिरिक्त काम करना
- ईमेल flags review करना
- अगले दिन का schedule copy करके add करना
सिस्टम के फायदे और सीमाएँ
- सुबह ही तुरंत क्या करना है समझ आ जाता है
- दिमाग़ में schedule या follow-up remember रखने की जरूरत नहीं
- पुराने records तुरंत खोजकर दिन की productivity measure की जा सकती है
- deferred टूडू लिस्ट नहीं बनती
- Remote Desktop से सभी devices पर access आसान है
- workload बहुत ज़्यादा हो तो email flags हटाना या calendar entries delete करके काम का स्तर कम किया जा सकता है
- कुछ सवाल या research opportunities मिस हो सकते हैं, लेकिन यह तरीके से sustainable workload maintain करने में मदद मिलती है
निष्कर्ष
- simple text file आधारित सिस्टम ने जटिल productivity ऐप्स की जगह लेकर long-term efficiency साबित की
- लेखक चाहते हैं कि इसे try करने वाले लोग feedback और ideas share करें
2 टिप्पणियां
मुझे भी यह तरीका हाल ही में समझ में आया और मैं इसका इस्तेमाल कर रहा था, तो ऐसा ही सोचने वाले किसी और को देखकर अच्छा लगा, हाहा।
मैंने तरह-तरह के productivity apps इस्तेमाल भी किए हैं और बनाए भी हैं, लेकिन टेक्स्ट फ़ाइल से मैनेज करना सबसे आसान लगा।
खासकर जब IDE में टेक्स्ट फ़ाइल एडिट करते हैं, तो सबसे परिचित shortcuts इस्तेमाल कर सकते हैं, इसलिए यह और भी सुविधाजनक लगता है।
Hacker News की राय
मुझे इन दिनों लगता है कि उपयोगी तकनीकी प्रगति जैसे 10~20 साल पहले आकर रुक गई हो
2000 से पहले की तकनीकें ही इस्तेमाल करके भी बिना subscription fee के एक स्थिर stack बनाए रखा जा सकता था
आज पढ़े गए “An SVG is all you need” लेख की तरह, पुराने SVG और RSS जैसी सरल तकनीकें अब भी शानदार लगती हैं
textfiles, makefiles, perl, php, rss, irc, vim/emacs जैसी चीज़ें आज के “बेहतर” बताए जाने वाले tools से वास्तव में ज़्यादा अच्छी थीं, ऐसा लगता है
इसलिए जिज्ञासा है — पिछले 5 साल में आई तकनीकों में ऐसी कौन-सी चीज़ है जो 20 साल पहले की तुलना में सचमुच बेहतर है
पहले Google मेरा उद्धारक था, लेकिन अब यह इंसानियत के ज्ञान को समेटे एक जादुई आईना जैसा है, जिसमें सवाल पूछो तो जवाब नए combinations में सामने आते हैं
बेशक यह perfect नहीं है और hallucination भी करता है, फिर भी बहुत उपयोगी है
हाँ, अगर कोई beginner इसे आँख बंद करके follow करे तो वह गलत रास्ते पर जा सकता है
फिर भी, पिछले 5 साल की सबसे बड़ी तकनीक मुझे यही “जादुई आईना” लगती है
फिर भी मेरा core toolset 2000s के मध्य से लगभग बदला नहीं है
मैं अब भी Emacs इस्तेमाल करता हूँ, और gMake से cloud pipelines बनाता हूँ
पहले intuitive UX की वजह से तकनीक आसान लगती थी, लेकिन अब बड़े corporates की संगठित अक्षमता और market monopoly के कारण quality गिर गई है
पढ़ना, edit करना, version control, speech conversion और printing — सब कुछ इसमें efficient है और space भी बचता है
अगर notepad.exe में पहली पंक्ति पर
.LOGडाल दें, तो हर बार फ़ाइल खोलने पर timestamp अपने-आप जुड़ जाता हैF5 key से भी तुरंत समय डाला जा सकता है. मैं कई सालों से सिर्फ इसी feature से पूरी तरह संतुष्ट हूँ
बंद करते समय save करने का परेशान करने वाला alert भी नहीं आता, और हाल में इसमें tabs feature भी जुड़ गया है
macOS या Linux में इसके बराबरी की चीज़ नहीं है
मैं काफ़ी समय से OS में native बने रहने की philosophy का पालन करता हूँ
जहाँ तक संभव हो open formats और interoperable tools इस्तेमाल करता हूँ
content को data-centric तरीके से संभालता हूँ, और ऐसी संरचना पसंद करता हूँ जहाँ ज़रूरत पड़ने पर आसानी से बाहर निकला जा सके
संदर्भ के लिए Steph Ango की लिखाई, Plain Text Organizer, Plain Text Life template, Plain Text Project जैसी चीज़ें देखी जा सकती हैं
2000s की शुरुआत में मैं बहुत सारे todo.txt files इस्तेमाल करता था, लेकिन 2005 से OneNote पर आ गया और अब 20 साल से वही note इस्तेमाल कर रहा हूँ
मेरी ज़िंदगी के लगभग सारे विचार और ideas उसी में हैं, और सब कुछ perfectly sync होता है
इसकी simplicity और reliability की वजह से यह मेरी ज़िंदगी के सबसे अहम apps में से एक है
छोटे notes Keep में, और structured notes GDocs में रखता हूँ
कुछ documents तो छोटी किताबों जितने बड़े हो गए हैं, और Google Takeout से नियमित backup भी लेता हूँ
पहले मेरा productivity app unsaved Sublime Text document हुआ करता था
मैं Emacs + org mode के साथ ऐसा ही workflow इस्तेमाल करता हूँ
हर company के लिए एक नई file बनाता हूँ, और उसमें daily logs, TODOs, और shell snippets जोड़ता हूँ
2017 से चली आ रही एक file है, और उसे LLM में डालने पर summary या semantic search भी की जा सकती है
लगभग एक साल पहले ऐसा ही एक blog post पढ़कर प्रेरित हुआ और personal productivity app खुद बनाना शुरू किया
जल्द ही इसे दुनिया के सामने लाऊँगा, और यह notepad वाले तरीके जैसा होगा लेकिन थोड़ा ज़्यादा enhanced version
मैं ऐसे notes संभालता हूँ जिनमें code और data files मिली-जुली होती हैं, इसलिए
todayनाम का एक shell function बनाया है जो तारीख़ के हिसाब से directory अपने-आप बना देता हैemacs $(today)/tasks.orgसे आज की task file तुरंत खुल जाती है, और CLI tools से इसे आसानी से manage किया जा सकता हैwget -P $(today)की तरह दिन के हिसाब से data organize करना बहुत सुविधाजनक हैमुझे एहसास हुआ कि मैं notes को लगभग कभी दोबारा पढ़ता ही नहीं, इसलिए अब एक ही note में नई चीज़ें सबसे ऊपर जोड़ता हूँ
लिखने की क्रिया अपने-आप में सोचने की प्रक्रिया है
सिर्फ साधारण notes ही नहीं, drafts, reports, यहाँ तक कि code लिखने में भी इसका उपयोग करता हूँ
इसलिए मैं हाथ से लिखना पसंद करता हूँ. जो चीज़ बाद में देखने लायक लगे, उसे transcribe कर लेता हूँ या bookmark कर देता हूँ
मैं Google Sheets से lab work और working hours track करता हूँ
फ़ोन की home screen पर shortcut icon रखा है ताकि कभी भी entry कर सकूँ
auto-calculation tab कुल working hours जोड़ देता है, और bold में दिखने वाली entries वे काम हैं जो अभी process नहीं हुए
report लिखते समय सब रिकॉर्ड time order में व्यवस्थित मिलते हैं, इसलिए बहुत मदद मिलती है
यह मेरी ज़िंदगी में सबसे बड़ा organizational change लाने वाला tool रहा है
मैं भी exercise tracking के लिए इसे ऐसे ही इस्तेमाल करता हूँ