- 14 वर्षों से जारी single text file आधारित productivity सिस्टम में शेड्यूल, टूडू और मीटिंग रिकॉर्ड सबको एक ही जगह में मैनेज करने का तरीका
- हर रात अगले दिन की कैलेंडर सूची को टेक्स्ट फाइल के आख़िर में जोड़कर दिन की टूडू लिस्ट बनाई जाती है और पूरा होने के बाद तुरंत रिकॉर्ड रख दिया जाता है
- फाइल 51,690 लाइन से अधिक बढ़ चुकी है और इसे रिसर्च नोट्स, मीटिंग मिनट्स, परफॉर्मेंस ट्रैकिंग जैसे ऑफिस वर्कफ़्लो के पूरे हिस्ट्री के रूप में इस्तेमाल किया जाता है
- टैग (#idea, #annual आदि) और खोज सुविधा से idea, annual report आइटम, लेक्चर इम्प्रूवमेंट्स जैसे डेटा को जल्दी खोजा जा सकता है
- complex apps की जगह simple text file से work control और sustainability हासिल करने का उदाहरण
कॉलेज के समय से शुरू हुई simplified productivity system
- कई टूडू ऐप और ट्रैकर आज़माए, लेकिन शेड्यूल, नोट्स और ideas अलग-अलग systems में बिखरे होने से काम बहुत inefficient था
- आख़िर में सभी कामों को एक ही text file में रखने की शुरुआत की और यह तरीका 14 साल से चलता आ रहा है
- यह सिस्टम workload बढ़ने पर भी स्केल कर सकता है और अब यह core productivity tool बन चुका है
कैलेंडर से जुड़ा रोज़ का लिस्ट निर्माण
- एकमात्र external tool online calendar है, जहाँ time fixed हो या न हो, हर plan को schedule में डालते हैं
- हर रात अगले दिन का schedule और टूडू टेक्स्ट फाइल के अंत में जोड़कर अगले दिन की प्लानिंग साफ़ करते हैं
- schedule में meetings, errands, शोध से जुड़ा काम आदि शामिल होता है; अगर overload हो जाए तो कामों को किसी और तारीख पर शिफ्ट करते हैं या छोटे भागों में split करते हैं
- इससे अंदाज़ा हो जाता है कि एक दिन में कितना काम वास्तविक रूप से handle किया जा सकता है
रिकॉर्ड के तौर पर काम करने की क्षमता
- दिन की टूडू सूची तुरंत ही execution record बन जाती है, जिससे पता चलता है कि कब क्या किया गया
- वर्तमान फाइल में नौकरी शुरू करने के 9 साल पुराने records शामिल हैं और इसमें 51,690 लाइनें हैं
- प्रोफेसर के तौर पर सभी activities, meetings और ideas इसी एक फाइल में जमा हैं
- उदाहरण में एक दिन की meetings, student counselling, paper review और research ideas का detailed log दिखता है
खोज और टैग से scalability
- consistent writing rules और shortcuts से खोज की efficiency बढ़ाई जाती है
- जैसे, “meet with” खोजने पर 3,000 से अधिक मीटिंग रिकॉर्ड मिलते हैं
- #idea, #annual, #nextui जैसे टैग से ideas, annual reporting और lecture सुधार आइटम classify होते हैं
- text file की flexibility और accessibility high होने से किसी भी दिन की progress तुरंत समझ में आ जाती है
- Ultraedit editor use किया जाता है, लेकिन यही functionality अन्य editors में भी possible है
ईमेल मैनेजमेंट और daily routine
- ईमेल को Red/Orange/Yellow flags से अलग करते हैं
- Red: तुरंत action चाहिए, Orange: बाद में करना, Yellow: reply इंतज़ार में
- दिन के अंत में Orange और Yellow mails देखकर decide करते हैं कि follow-up चाहिए या नहीं
- inbox खाली करने की बजाय priority-based management पर focus करते हैं
- daily routine इस क्रम में है
- पिछले दिन बनाई गई टूडू सूची देखना
- schedule execute करना और free time में अतिरिक्त काम करना
- ईमेल flags review करना
- अगले दिन का schedule copy करके add करना
सिस्टम के फायदे और सीमाएँ
- सुबह ही तुरंत क्या करना है समझ आ जाता है
- दिमाग़ में schedule या follow-up remember रखने की जरूरत नहीं
- पुराने records तुरंत खोजकर दिन की productivity measure की जा सकती है
- deferred टूडू लिस्ट नहीं बनती
- Remote Desktop से सभी devices पर access आसान है
- workload बहुत ज़्यादा हो तो email flags हटाना या calendar entries delete करके काम का स्तर कम किया जा सकता है
- कुछ सवाल या research opportunities मिस हो सकते हैं, लेकिन यह तरीके से sustainable workload maintain करने में मदद मिलती है
निष्कर्ष
- simple text file आधारित सिस्टम ने जटिल productivity ऐप्स की जगह लेकर long-term efficiency साबित की
- लेखक चाहते हैं कि इसे try करने वाले लोग feedback और ideas share करें
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