डेवलपर ऑनबोर्डिंग गाइड: पहले 90 दिनों की योजना कैसे बनाएं

• ऑनबोर्डिंग नए कर्मचारी को यह महसूस कराता है कि उसका स्वागत है और वह कंपनी का हिस्सा है, और इससे attrition भी कम होता है

• 3A: Administration → Assimilation → Acceleration

• समग्र दिशानिर्देश HR दे सकता है, लेकिन इसे मैनेजर के नेतृत्व में लागू करना महत्वपूर्ण है

[ भूमिकाएँ और ज़िम्मेदारियाँ ]

• HR: काम शुरू करने के लिए आवश्यक हर तरह का समर्थन

→ Engineering Manager और C-level managers के साथ onboarding meetings शेड्यूल करना

→ कंपनी-भर में इस्तेमाल होने वाले tools का बेसिक परिचय

→ यह सुनिश्चित करना कि व्यक्ति को टीम में स्वागतयोग्य महसूस हो

→ पहले दिन: पूरी कंपनी में परिचय (जैसे groupware), user accounts जोड़ना, salary और working hours का विस्तृत परिचय, सभी tools और equipment देना, office tour, और दूसरे सहकर्मियों के साथ lunch का सुझाव

• Engineering Manager

→ डेवलपर का टीम के अंदर/बाहर परिचय कराना

→ टीम की संरचना, टीम की meeting schedule, development tools और ticket system आदि का परिचय

→ 1:1 check-ins, quarterly review meetings, performance reviews आदि आयोजित करना

• C-level managers

→ व्यक्ति को यह महसूस कराना कि वह कंपनी का हिस्सा है, और कंपनी के भविष्य के vision और goals की दिशा में उत्साह से काम कर सके

→ आदर्श रूप से, CEO कंपनी का vision और इतिहास बताए, product head product और users का परिचय दे, COO/CMO मौजूदा समस्याओं पर insight दे, और CTO technology roadmap समझाए

→ यह महत्वपूर्ण है कि नए कर्मचारी की नियमित meetings हों ताकि वह समझ सके कि उसका काम कंपनी के long-term goals में कैसे योगदान देता है

[ onboarding program के best practices ]

• पर्याप्त समय दें, शुरुआत में अपेक्षाएँ कम रखें, और व्यक्ति पर दबाव न आने दें

Pre-boarding

• अंतिम interview day और पहले working day के बीच का समय

• यह ध्यान रखना चाहिए कि इस दौरान उम्मीदवार दूसरी कंपनियों के interviews भी दे रहा हो सकता है

• hiring process के अंतिम चरण में उम्मीदवार का परिचय उसके future teammates और managers से कराएँ

• यदि उम्मीदवार joining का निर्णय ले ले, तो पहले दिन से पहले सभी administrative काम पूरे कर लेना बेहतर है

• joining से एक हफ्ते पहले किए जाने वाले काम

→ पहले दिन का schedule भेजें: कब, कहाँ, किससे मिलना है; अगर remote company है तो नए email और Slack account आदि के login details भी भेजें

→ ज़रूरी contracts और documents पूरे कराएँ

→ यदि remote work equipment देना है, तो equipment request पहले से पूरी कर लें

→ कंपनी की culture, vision और mission के बारे में विस्तृत जानकारी साझा करें

• अगर थोड़ा और thoughtful touch देना चाहें

→ टीम के सदस्य छोटे video/GIF के ज़रिए नए कर्मचारी के जुड़ने पर बधाई संदेश भेजें या

→ हाथ से लिखा welcome note/card डाक से भेजें

→ यदि budget पर्याप्त हो, तो company swag (SWAG, mug/sticker/T-shirt आदि) भेजें

पहला दिन

• first impression महत्वपूर्ण होता है। नए कर्मचारी के लिए यह red-carpet experience जैसा होना चाहिए

• लक्ष्य यह होना चाहिए कि उसे welcome महसूस हो और नए teammates के साथ meaningful interaction का मौका मिले

• recruiter के साथ informal coffee time में एक-दूसरे को जानने के बाद, formal check-in meeting के ज़रिए R & R को स्पष्ट करें और expectations align करें

• कंपनी और अलग-अलग teams का परिचय (इस समय org chart देखना उपयोगी हो सकता है)

• buddy या mentor का परिचय

• Slack के माध्यम से पूरी कंपनी में नए कर्मचारी का परिचय

• उस role के लिए महत्वपूर्ण tools की manual share करें या training दें

• company wiki और technical documents तक पहुँचने का तरीका साझा करें

• ice breaking के साथ team lunch, या remote होने पर team video call

• regular team meetings सहित बचे हुए हफ्ते का schedule साझा करें

• relationship building को तेज़ करने के लिए Engineering Manager नए कर्मचारी से ये बातें पूछ सकता है

→ आप अपना best work कैसे करते हैं? मैं आपकी किस तरह मदद कर सकता/सकती हूँ?

→ कौन-से काम आपको ऊर्जा देते हैं और उत्साहित करते हैं?

→ आप अपने दिन की योजना कैसे बनाना पसंद करते हैं? meetings सुबह या दोपहर में कब रखना बेहतर रहेगा?

→ feedback देना और लेना आपके लिए कैसा रहता है?

→ आप recognition देना या पाना किस तरह पसंद करते हैं?

पहला हफ्ता

• पहले हफ्ते में कंपनी, product और customers के बारे में सीखना चाहिए

• कंपनी की शुरुआत की कहानी, values, vision, mission, और मुख्य milestones सहित company culture और history का परिचय

• product का परिचय। यदि आप SaaS product बेचते हैं, तो नए कर्मचारी के लिए test account बनाएँ

• customers और वे product का कैसे उपयोग करते हैं, इसका परिचय। product recordings (वास्तविक उपयोग की स्क्रीन रिकॉर्डिंग) और customer interviews शामिल करें

• technical documentation का परिचय

• all-hands meeting में नए कर्मचारी का परिचय

• buddy / mentor check-in schedule करें

• onboarding feedback लें ताकि आगे onboarding program सुधारा जा सके। survey काफ़ी है

• उस हफ्ते के आख़िरी दिन check-in करें: क्या अच्छा रहा और कहाँ मदद की ज़रूरत है

• नए कर्मचारी के साथ पहली kickoff meeting में शामिल किए जाने वाले मुख्य बिंदु

→ Role clarity: उसकी responsibilities की समीक्षा, JD review, expectation setting.

→ Development, compensation, and rewards: कंपनी में उपलब्ध financial/non-financial incentives और career path पर चर्चा

→ Motivators at work: ऐसे projects के बारे में पूछें जिनमें व्यक्ति ने पहले सबसे अधिक आनंद लिया और ऊर्जा महसूस की। इससे यह समझने में मदद मिलती है कि किस तरह के काम दिए जाएँ और बेहतरीन प्रदर्शन के लिए किन परिस्थितियों की ज़रूरत है

पहले 30 दिन

• पहले महीने में यह सीखना शामिल है कि कंपनी में काम कैसे आगे बढ़ता है

• coding standards, programming process, workflow framework, और टीम के local development environment setup करने का तरीका

• software development methodology का परिचय

• टीम के repository documentation साझा करें

• नए कर्मचारी को सामान्य bug fixes या पुराने features के updates जैसे छोटे कामों से शुरू करने दें। आसान कामों से शुरुआत करने पर उसे यह महसूस होगा कि उसने टीम में meaningful contribution दिया है.

• buddy/mentor check-ins schedule करें और धीरे-धीरे उनकी frequency कम करें

• manager के साथ weekly check-ins के ज़रिए यह सुनिश्चित करें कि नए कर्मचारी को परिणाम देने के लिए हर ज़रूरी support मिल रहा है

• pair programming sessions नए कर्मचारी को codebase और coding standards से जल्दी परिचित कराने का अच्छा तरीका हैं

• महीने के अंत में एक गहन check-in करें: क्या अच्छा रहा, goals की समीक्षा करें, और किन क्षेत्रों में support चाहिए यह समझें

• भविष्य के onboarding program के लिए अतिरिक्त feedback माँगें

पहले 60 दिन

• अगले 30 दिनों में नया कर्मचारी कार्य वातावरण और नए teammates के साथ अधिक सहज महसूस करेगा

• manager नए कर्मचारी को long-term responsibilities सौंपने पर विचार कर सकता है

• check-ins के दौरान manager लगातार यह सुनिश्चित करे कि नए कर्मचारी को अच्छा काम करने के लिए हर ज़रूरी जानकारी और support मिल रहा है

पहले 90 दिन

• तीसरे महीने तक नया कर्मचारी अपेक्षाकृत सहज होकर discussions में भाग ले सकता है और काम कर सकता है

• अब वह थोड़ा अधिक independently काम कर पाएगा

• इस महीने के अंत तक Engineering Manager को नए कर्मचारी के लिए अधिक long-term goals स्पष्ट करने चाहिए और regular 1:1 check-ins में उनकी प्रगति पर काम करना चाहिए

long-term growth और management में transition

• onboarding में अक्सर नज़रअंदाज़ किया जाने वाला पहलू है long-term career development phase में transition

• regular 1:1 meetings में onboarding से long-term development की ओर transition करें

→ पहले 30 दिनों के बाद से आने वाले 3~6 महीनों के development को support करने के तरीकों पर विचार शुरू करें

→ पहले performance review से पहले clear goals और targets सेट करें

[ onboarding से जुड़ी अन्य बातें ]

• नए कर्मचारी के लिए ऐसी documentation का सुव्यवस्थित होना ज़रूरी है जिसे वह ज़रूरत पड़ने पर देख सके

→ internal wiki होना अच्छा है

• नए कर्मचारी के लिए आवश्यक technical documents

→ source code और टीम के Git repo access guide

→ projects के बीच dependencies, version numbers सहित

→ project में उपयोग हुए tools की API keys और credentials

→ sample data और input manuals

→ design patterns और style guide

→ यह जाँचने के लिए test suite कि सब कुछ सही काम कर रहा है

→ staging / production servers के deployment credentials

→ release notes जिनसे टीम सदस्य product की कमियों और पिछली गलतियों से सीखी गई बातों को समझ सकें

• project या feature documentation

→ इस feature या project का लक्ष्य

→ उसी SaaS product या ecosystem की अन्य functionality की तुलना में हर feature को कैसे काम करना चाहिए

→ design guidelines, user flows, और coding standards

→ टीम project या feature पर शुरू से अंत तक कैसे काम करती है; हर environment (development, staging, production) और deployment owner कौन है

→ इस project या इसी तरह के projects में पहले कौन-सी समस्याएँ आईं और उन्हें कैसे हल किया गया

→ अभी क्या समस्या है और किन solutions पर काम चल रहा है

[ remote companies के लिए tips ]

• नए कर्मचारी को पहले working day पर कोई physical gift भेजें

• manager और team leader शुरू से communication expectations स्पष्ट करें (जैसे Slack पर एक message से daily standup skip किया जा सकता है या नहीं)

• weekly check-ins, all-hands meetings आदि जैसी अनिवार्य बातों पर सहमति बनाएं

• सही tools चुनें और पूरी कंपनी की सहमति लें (अगर लोग email पसंद करते हैं, तो Slack install कराना शायद अर्थहीन हो)

• संभव हो to बेहतर work environment के लिए equipment/environment/internet access costs में support दें

• नए और मौजूदा कर्मचारियों को boundaries सेट करने में मदद करें (जैसे flexible work या अलग time zones के मामले में)

[ onboarding की सफलता मापना ]

• कम-से-कम एक बार survey ज़रूर भेजें (HR professionals 7, 30, 60, 90 दिनों पर survey भेजने की सलाह देते हैं)

• पूछे जाने वाले सवाल

→ मैं [हमारी कंपनी] को काम करने के लिए एक अच्छी जगह के रूप में recommend करता/करती हूँ.

→ [हमारी कंपनी] मुझे वैसी ही भूमिका किसी और जगह निभाने की तुलना में आगे बढ़ने के लिए अधिक motivate करती है.

→ मुझे अपने role के लिए ज़रूरी systems और tools इस्तेमाल करने का भरोसा है.

→ मुझे अच्छी तरह पता है कि अपना काम बेहतर करने के लिए मुझे अभी क्या सीखना बाकी है.

→ मैं समझता/समझती हूँ कि मेरा role [हमारी कंपनी] के organizational goals में कैसे योगदान देता है.

→ अब तक मेरा role JD में बताई गई बातों से मेल खाता है.

[ onboarding में सुधार शुरू करना ]

• schedule और goals की योजना बनाएँ: पहला दिन, पहला हफ्ता, 30 दिन, 60 दिन, 90 दिन के मुख्य milestones

• HR team managers और सभी संबंधित लोगों को support करे: individual checklists, managers और team leaders की training

• रोज़मर्रा के workflow में documentation शामिल करें: changes और updates रिकॉर्ड करने की आदत बनाएं (ताकि नए कर्मचारी को पुराने, update-न-किए गए documents न दिए जाएँ)

• नए कर्मचारी की नज़र से चीज़ों को देखने की कोशिश करें

"नए कर्मचारी की किसी भी तरह की मदद, चाहे छोटी हो या बड़ी, कई सालों तक याद रहती है"

[laeyoung]

वैसे भी आज एक व्यक्ति का पहला ऑफिस डे है, तो आत्मचिंतन करते हुए मुझे भी इसका पालन करना चाहिए...

[xguru]

• नए जॉइन करने वाले कर्मचारी को अच्छी तरह onboard कैसे करें - How to onboard a new hire https://hi.news.hada.io/topic?id=233

• Spotify की नए कर्मचारियों के onboarding प्रक्रिया https://hi.news.hada.io/topic?id=2469

[kkamdooong]

ऊपर के 2 कंपनी में नए शामिल होने वाले लोगों के लिए onboarding हैं,

और नीचे के 2 पहली बार service इस्तेमाल करने वाले users के लिए onboarding हैं।

[xguru]

अरे हाहा अब ध्यान आया, ओह नहीं मैंने इसे ठीक कर दिया है। धन्यवाद.